Also, mit den Antworten können wir schon mehr anfangen. Wenn personenbezogene Daten erhoben werden, muss angegeben werden zu welchem Zweck und was damit geschieht, bsp. ob sie an Dritte weitergegeben werden. Ist in dem Beispiel anscheinend nicht der Fall.

Eine Datenschutzerklärung muss definitiv nicht von einem Datenschutzbeauftragten gemacht werden. Aber überhaupt, dass eine Datenschutzerklärung Bestandteil eines Software-Vertrages sein soll, erscheint mir fragwürdig. Schließlich muss das von dem jenigen gemacht werden, der die Daten verarbeitet. Wenn ich das richtig sehe, sind Sie das gar nicht, sondern das Unternehmen, das die Software kauft. Die Datenschutzerklärung erklärt gegenüber dem Verbraucher, ob und welche Daten erhoben werden.

Da ich den Funktionsumfang der Software nicht kenne, kann ich nicht mehr sagen als, dass mir Notwendigkeit ausgesprochen fragwürdig vorkommt.