Mehrwertsteuer auf Versandkosten: Porto, Umsatzsteuer & Co

Die Mehrwertsteuer, oft auch Umsatzsteuer genannt, ist ein zentraler Aspekt im kaufmännischen Alltag. Nicht nur der Verkauf von Waren und Dienstleistungen ist betroffen, sondern auch die damit verbundenen Versandkosten. Dieses Detail ist besonders im Online- und Versandhandel von Bedeutung und sorgt oft für Verwirrung unter den Händlern. Die korrekte Berechnung und Ausweisung der Umsatzsteuer auf Versandkosten ist nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz klar geregelt und für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten unerlässlich. Doch wie gestaltet sich diese Pflicht im Detail, und welche Besonderheiten müssen Händler beachten? Dieser Beitrag wirft einen genaueren Blick auf die Bestimmungen und Praktiken rund um die Mehrwertsteuer auf Versandkosten.

Heißt es Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?

Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden in Deutschland synonym verwendet, ein Unterschied besteht faktisch nicht. Aus steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Hinsicht bestehen jedoch Unterschiede. Die Umsatzsteuer fällt an, wenn Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Sie wird prozentual nach dem getätigten Umsatz berechnet. Seit 1967 wird sie nach dem Mehrprinzip zwischen Einnahmen und Ausgaben verrechnet. Unternehmen sind berechtigt, beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen die von ihnen entrichtete Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt in Abzug zu bringen.

Sind die Versandkosten umsatzsteuerpflichtig?

Die Regeln des Umsatzsteuergesetzes schreiben vor, dass sämtliche Leistungen, die der Kunde erbringt, um die Ware zu erhalten, mit einer Umsatzsteuer zu berechnen sind. Zu diesen Leistungen zählen auch die Kosten für Verpackung und Porto. Ein häufig anzutreffender Irrtum ist, dass Portokosten generell umsatzsteuerbefreit sind. Diese Regelung gilt jedoch nur für die Unternehmen der Post. Meistens gehen diese Kosten nicht in die Produktkalkulation ein, sondern werden den Kunden separat in Rechnung gestellt. Die Versandkosten schließen Verpackungsmaterial, Porto, die Einhaltung der Verpackungsverordnung, Personal, Versicherungen, Zahlungsabwicklung und sonstige Posten ein.

Und was ist zu beachten, wenn sich in einem Versandpaket Produkte mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen befinden? Die Rechtsvorschriften sind auf den ersten Blick ganz einfach. Die Verpackungs- und Versandkosten sind eine Nebenleistung der verpackten und versendeten Produkte und teilen deren Steuer-Schicksal. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn die Verpackung einen eigenen Gebrauchswert darstellt. Das ist immer dann der Fall, wenn es sich um hochwertige Verpackungsmaterialien, wie zum Beispiel eine Gitterbox handelt. Dieser eigene Gebrauchswert wird getrennt von dem Warenwert ausgewiesen und besteuert.

Wie wird die Umsatzsteuer auf den Port beim gemischten Warenkorb berechnet?

Die Praxis verläuft jedoch nicht ganz so einfach wie die Rechtstheorie, denn Pakete erhalten nicht ausschließlich Warenkörbe, die demselben Umsatzsteuersatz unterliegen. Befinden sich in einem Paket Waren verschiedener Umsatzsteuerklassen, wird der Umsatzsteuersatz in Abhängigkeit des jeweiligen Warenwertes angesetzt. Ist das Buch mit 60 Prozent an dem Paket beteiligt und die CD mit 40 Prozent, gilt für den Buchwert 7 Prozent USt und für den Wert der CD 19 % USt. auf die Verpackungskosten.

Manche Onlinehändler berechnen die MwSt. für das Verpackungsmaterial nach dem Produkt, das den höheren Wert am Warenkorb verzeichnet. Beträgt der Wert der Bücher (7 % USt) 60 Euro und der Wert der CDs (19 % USt) nur 40 Euro, so wird das Verpackungsmaterial entsprechend mit 7 Prozent besteuert. Auch diese Vorgehensweise ist erlaubt.

Sind pauschale Versandkosten in diesem Sinne zulässig?

Ja, viele Shop-Betreiber berechnen ihren Kunden für die Versendung ihrer Pakete pauschale Versandkosten. Sie berechnen diese zuvor in ihrer Produktkalkulation und stellen ihren Kunden einen bestimmten Betrag in Rechnung, der sich nach verschiedenen Produkt- und Gewichtskategorien und nach den Parametern (Gewicht und Größe) der Logistikanbieter richtet, der jedoch großzügig zugunsten der Kunden ausfällt. Dieser Betrag gilt dann grundsätzlich für alle Pakete einer bestimmten Produktkategorie. Manche Anbieter setzen eine Versandpauschale an, die laut Kalkulation ihre Kosten deckt, zum Beispiel 2,50 € pro Paket, gleichgültig, wie groß und schwer dieses ist. Bei den zuvor genannten Kostenaufschlägen für den Versand gilt gleichfalls das Umsatzsteuerrecht von 19 Prozent beziehungsweise 7 % USt auf die Verpackungskosten als Nebenleistung auf die versendeten Produkte.

Wie verhält es sich beim Versand im In- und Ausland?

Diese Mehrwertsteuerregelung gilt für den Verkauf und Versand von Waren innerhalb Deutschlands. Beim Verkauf von Waren innerhalb der Europäischen Union ist zwischen der Veräußerung an Unternehmen und Verbraucher zu entscheiden. Beim Verkauf von Waren an Unternehmen in einem anderen EU-Land berechnet der deutsche Unternehmer keine Steuer, weder auf die Waren noch auf die Verpackung.

Voraussetzung ist, dass der Käufer in dem anderen EU-Land eine gültige MwSt.-Identifikations-Nummer hat. Für die von ihm entrichtete Mehrwertsteuer beim Einkauf des Verpackungsmaterials kann der deutsche Unternehmer beim Finanzamt jedoch Vorsteuer in Abzug bringen. Für den Verkauf an Verbraucher in einem anderen EU-Land fällt der reguläre Mehrwertsteuersatz an. Für Versendungen an Abnehmer in Drittländern außerhalb der EU ist generell keine Umsatzsteuer zu berechnen. Auch in diesem Fall gilt das Recht auf Vorsteuerabzug.

Die Praxis im Versandhandel

Die rechtliche Lage ist die eine Seite, die Praxis sieht jedoch anders aus. Der Posten Versand ist ein wesentliches Element im Online- und Versandhandel. Um konkurrenzfähig zu bleiben, bieten viele Internetanbieter die versandkostenfreie Lieferung an, wobei die Verpackungskosten in die Produktkalkulation eingerechnet werden. Auf den ersten Blick sieht es daher so aus, als würden die Kunden tatsächlich nur für die Ware selbst, nicht jedoch für den Versand der Ware bezahlen.

Dieses kostenfreie Modell vereinfacht den Versandvorgang für die Kunden erheblich, da sie sich keine Sorgen mehr um Gutscheincodes oder zeitnahe Sonderaktionen machen müssen, die Onlineshops häufig als Ausgleich für den berechneten Versand anbieten, um Kunden an sich zu binden. Eine komplette Versandkostenfreiheit bleibt damit eher die Ausnahme. Für die Unternehmen bedeutet der versandkostenfreie Versand ihrer Päckchen, dass sie keine Umsatzsteuer erheben und damit auch nicht die Vorsteuer, für die Kosten dieser Dienstleistung beim Finanzamt in Abzug bringen können.

Wie verhält es sich bei Versandgutscheinen?

Für die Ausstellung von Gutscheinen gelten sowohl im stationären Handel als auch im Onlinehandel besondere Regelungen. Viele Versandhändler kennen sich mit dem Steuerrecht nicht aus und besteuern die Gutscheine falsch oder führen die Mehrwertsteuer durch falsche Berechnung schlimmstenfalls doppelt an das Finanzamt ab. Eine gängige Praxis sind Versandgutscheine. Löst ein Kunde einen Versandgutschein ein, bekommt er sein Paket kostenlos nach Hause geliefert. Zunächst gilt eine einfache Regelung. Die Besteuerung der Gutscheine richtet sich nach dem Verwendungszweck. Ist ein Gutschein zweckgebunden, wird also eine konkrete Leistung angegeben, unterliegt er dem Regelsteuersatz von § 12 Umsatzsteuergesetz.

Im Fall des Versandkostengutscheins muss der Händler das Päckchen, das er an den Kunden liefert, mit 19 % oder 7 % USt belegen. So ganz kostenlos bekommt der Kunde seine Lieferung im Endeffekt also nicht. Um die Besteuerung dieses Versandgutscheins zu umgehen, bleibt der Verwendungszweck offen, eine konkrete Leistung wird nicht beschrieben. Damit handelt es sich um einen Geldwert, da bislang nicht feststeht, für welche Leistungen der Gutschein eingelöst wird. Zunächst bleibt unklar, ob die eingelösten Leistungen mit dem vollen oder dem halben Mehrwertsteuersatz belastet werden.

Fazit: Mehrwertsteuer auf Versandkosten

Die Behandlung der Umsatzsteuer auf Versandkosten ist ein wichtiger, jedoch oft unterschätzter Aspekt im Handel. Wie wir gesehen haben, müssen Versand- und Verpackungskosten in der Regel mit Umsatzsteuer belegt werden, wobei die genaue Höhe vom Wert der versendeten Güter abhängt. Pauschale Versandkosten sind dabei ebenso üblich wie spezifische Regelungen für den EU-weiten Handel. Die Praxis zeigt, dass Händler oft versuchen, durch versandkostenfreie, Lieferungen oder den Einsatz von Versandgutscheinen kundenfreundliche Lösungen zu finden, wobei auch hier die steuerlichen Regelungen Beachtung finden müssen.