Verschwiegenheitserklärung (NDA): Ratgeber & PDF-Vorlage
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Durch die enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder Personen geben Sie diesen einen zum Teil tiefen Einblick in die eigene Organisation, Strategie und eigenes, mühevoll aufgebautes Know-how. Um diese für sie wertvollen Informationen zu schützen, bietet sich der Abschluss bzw. die Verpflichtung des Geschäftspartners zur Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung an. Um was es sich genau bei einer solchen Verschwiegenheitserklärung handelt, wann diese insbesondere erforderlich ist, wie sie aufgebaut ist und wessen Unterschriften für einen rechtsverbindlichen Abschluss erforderlich sind, wird in diesem Beitrag verständlich erläutert.
Was ist eine Verschwiegenheitserklärung?
Eine Verschwiegenheitserklärung, häufig auch als Verschwiegenheitsvereinbarung, Geheimhaltungsverpflichtung oder NDA (Non-Disclosure Agreement) bezeichnet, ist eine spezielle Vereinbarung, kraft derer der/die Vertragspartner sich zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen oder Verhandlungen verpflichtet/verpflichten. Damit einher geht das Verbot, diese Informationen für sich selbst wirtschaftlich zu nutzen, insbesondere ohne Erlaubnis an andere Personen weiterzugeben. Häufig wird eine Verschwiegenheitserklärung schon vor einer Zusammenarbeit gefordert, um die zwischen den Parteien stattfindenden Verhandlungen über eine mögliche Zusammenarbeit zu schützen.
Wann braucht man eine Verschwiegenheitserklärung?
Eine Vertraulichkeitserklärung ist immer dann zu empfehlen, wenn andere Personen im Rahmen der Zusammenarbeit Einblick in das eigene Unternehmen und damit Einblick in sensible, hauptsächlich wirtschaftlich relevante Daten erhalten. Das klassische Beispiel hierfür ist etwa, dass Ihr Unternehmen gerade an einem neuen Produkt feilt, das in dieser Form bislang nicht am Markt existent ist. Erhält nun ein anderes Unternehmen Einblick und damit Informationen über das neue Produkt, besteht die Gefahr der Nachahmung oder Weitergabe dieser Informationen, sodass Ihr Wettbewerbsvorteil verloren ginge. Damit wäre die gesamte Vorarbeit umsonst gewesen, sodass ein hoher finanzieller Schaden droht.
Allerdings sind auch Situationen denkbar, in denen der Abschluss einer Verschwiegenheitserklärung ausnahmsweise nicht sinnvoll ist bzw. nachteilig sein kann. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn schon seit mehreren Jahren eine Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen bestand, im Rahmen, dessen häufig vertrauliche Projekte erfolgreich durchgeführt wurden, ohne dass eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen wurde. Würde man jedoch plötzlich auf den Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung bestehen, so könnte das bei dem Geschäftspartner den Eindruck von Misstrauen erwecken und diesem daher übel aufstoßen. Um die gute Geschäftsbeziehung nicht zu belasten und Irritationen zu vermeiden, kann es sich in dieser Situation anbieten, einfach wie bisher ohne NDA zu verfahren.
Mit wem sollte eine Verschwiegenheitsvereinbarung geschlossen werden?
Grundsätzlich bietet sich der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung mit jeder Person und jedem Unternehmen an, die Einblick in sensible Daten Ihres Unternehmens erhält. Neben wirtschaftlich relevanten Daten, etwa Produktinformationen oder Einkaufspreise, kommen hierzu auch personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, hinzu: Auch Daten Ihrer Mitarbeiter sind nämlich besonders schützenswert, weshalb Sie gewährleisten sollten, dass der Geschäftspartner auch mit diesen Daten sorgsam und den Vorschriften der DSGVO entsprechend umgeht.
Situationen, in denen sich der Abschluss einer Verschwiegenheitsvereinbarung insbesondere anbietet, sind:
- Geschäftsbeziehungen oder Anbahnungen solcher Geschäftsbeziehungen zwischen Ihrem Unternehmen und Dienstleistern, bspw. Freelancern
- Verhandlungen Ihres Unternehmens mit Investoren
- Unternehmensverkäufe bzw. Verhandlungen hierüber
Jedoch sind solche Vereinbarungen nicht nur zwischen Unternehmern, sondern auch im Angestelltenverhältnis extrem sinnvoll. Jeder Arbeitsvertrag sollte daher Regelungen zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen enthalten, um einen Datendiebstahl von Mitarbeitern zu verhindern bzw. eine einfache Sanktionsmöglichkeit hierfür zur Hand zu haben, beispielsweise in Form einer Vertragsstrafe.
Wer muss die Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?
Wer die Verschwiegenheitserklärung unterschreiben muss, sodass diese die vertraglich definierten Informationen wirksam schützen kann, ist abhängig davon, ob es sich um eine einseitig oder eine beiderseitig verpflichtende Verschwiegenheitserklärung handelt: Sofern die Verschwiegenheitserklärung lediglich eine Vertragspartei zur Verschwiegenheit verpflichtet, so ist lediglich deren Unterschrift erforderlich. Gelten die Pflichten jedoch für beide Parteien gleichermaßen, so müssen beide Parteien unterschreiben.
Soweit es sich bei den Vertragsparteien um juristische Personen handelt, beispielsweise zwei GmbHs, müssen ihre gesetzlichen oder vertraglich bestimmten Vertreter unterschreiben.
Was passiert, wenn gegen die Verschwiegenheitserklärung verstoßen wird?
Die Folge eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheitspflicht ist abhängig vom konkreten Inhalt der Verschwiegenheitserklärung. Sofern eine Vertragsstrafklausel in den Vertrag aufgenommen wurde, so führt schon der Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht automatisch zur Pflicht, diese Vertragsstrafe zu zahlen, unabhängig davon, ob dem anderen Vertragspartner überhaupt ein Schaden durch die Weitergabe der vertraulichen Information entstanden ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, so kann lediglich Schadensersatz nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches verlangt werden; Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass ein konkreter Schaden durch die Verletzung gegen die Verschwiegenheitspflicht entstanden ist, der von Ihnen zu beweisen wäre. Da dieser Beweis im Zweifel nur schwierig zu führen ist, empfiehlt sich die Aufnahme einer Vertragsstrafklausel, da diese zu einer schnelleren, sichereren und einfacheren Durchsetzung eines Anspruchs führt.
Was muss in einer Verschwiegenheitserklärung stehen?
Gesetzliche Regelungen zur Verschwiegenheitserklärung existieren nicht, sodass den Parteien bei der inhaltlichen Abfassung einer solchen Erklärung grundsätzlich ein großer Spielraum bleibt. Begrenzt wird dieser Spielraum jedoch insbesondere durch die §§ 134, 138 BGB. Nach § 134 BGB ist eine Verschwiegenheitserklärung nämlich unwirksam, sofern sie gegen ein gesetzliches Verbot verstößt. Der in der Praxis häufiger vorkommende Fall ist jedoch in § 138 BGB normiert. Demnach ist ein gegen die guten Sitten verstörendes Rechtsgeschäft nichtig und somit unwirksam.
Die Vertraulichkeitserklärung sollte zu Beginn die beteiligten Parteien als Vertragspartner enthalten und einer Präambel kurz den Zweck und die Art der Zusammenarbeit darstellen. Anschließend sollten folgende Inhalte geregelt werden:
- eine genaue Definition, welche Informationen als vertraulich gelten sollen
- die Verpflichtung des Informationsempfängers, diese nicht an Dritte weiterzugeben oder selbst zu verwenden
- die Ergänzung, welchen Personen die Informationen zur Verfügung gestellt werden dürfen
- die Zahlung einer Vertragsstrafe bei Verstößen gegen das NDA, unabhängig davon, ob ein Schaden tatsächlich entstanden ist
- die Rückgabe oder die Löschung aller Daten und Informationen, wenn die Zusammenarbeit beendet oder gar nicht begonnen wird
- die Laufzeit der Vereinbarung
- Regelungen hinsichtlich möglichen Vertragsänderungen
- Bei Verwendung gegenüber juristischen Personen: Gerichtsstandvereinbarung
Unser kostenloses Muster: NDA Vorlage
Geheimhaltungsvertrag (NDA)
zwischen
… (Name, Adresse einfügen)
und
… (Name, Adresse einfügen)
nachfolgend jeweils "Partei" oder zusammen "Parteien" genannt.
Präambel
Die Parteien beabsichtigen, Verhandlungen über ein mögliches zukünftiges Geschäft oder eine Zusammenarbeit zu führen. Im Laufe dieser Verhandlungen kann es notwendig sein, dass eine oder beide Parteien der anderen Partei vertrauliche Informationen offenlegen. Um die Interessen beider Parteien zu schützen, vereinbaren die Parteien folgende Bestimmungen:
1. Vertrauliche Informationen
1.1 Vertrauliche Informationen sind alle Informationen und Daten, die im Rahmen der Verhandlungen von der offenlegenden Partei an die empfangende Partei weitergegeben werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf technische, kommerzielle, finanzielle, rechtliche, personenbezogene oder sonstige Daten, Informationen, Erkenntnisse oder Ergebnisse.
1.2 Vertrauliche Informationen dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung der offenlegenden Partei weder ganz noch teilweise kopiert oder weitergegeben werden.
2 Pflichten der Parteien
2.1 Die Parteien verpflichten sich, die vertraulichen Informationen streng geheim zu halten und sie nicht ohne die vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei Dritten zugänglich zu machen oder in irgendeiner Weise zu nutzen.
2.2 Die Verpflichtungen nach § 2.1 gelten nicht für Informationen, die nachweislich bereits allgemein bekannt sind oder der empfangenden Partei vor dem Erhalt bekannt waren.
3 Verwendung der vertraulichen Informationen
3.1 Die empfangende Partei wird die vertraulichen Informationen ausschließlich zum Zweck der Evaluierung der geplanten Geschäftsbeziehung oder Zusammenarbeit verwenden und nicht für andere Zwecke.
4 Rückgabe oder Vernichtung von Informationen
4.1 Auf Anfrage der offenlegenden Partei hat die empfangende Partei alle erhaltenen vertraulichen Informationen einschließlich aller Kopien unverzüglich zu vernichten oder an die offenlegende Partei zurückzugeben.
5 Dauer
Dieser Vertrag tritt mit dem Datum der Unterzeichnung in Kraft und endet [Zeitraum/Bedingung für das Ende der Gültigkeit].
6 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, so wird dadurch die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen treten die gesetzlichen Regelungen.
7. Gerichtsstand
Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das Gericht am Sitz von [Partei 1/Partei 2] zuständig.
8. Schlussbestimmungen
Dieser Vertrag enthält alle Vereinbarungen der Parteien. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.
Ort, Datum Unterschrift
Arbeitgeber/in
………………………… …………………………
Ort, Datum Unterschrift Arbeitnehmer/in
………………………… …………………………
Fazit zur Verschwiegenheitserklärung
Vertrauliche Informationen eines Unternehmens sind besonders schützenswert, weshalb sich der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung häufig auszahlt. Ein vollumfänglicher, hundertprozentiger Schutz sämtlicher vertraulicher Informationen ist damit zwar nicht verbunden. Allerdings bieten Vertraulichkeitsvereinbarungen dennoch einen wirksamen Schutz von Betriebsgeheimnissen und sonstige vertrauliche Informationen, weshalb deren Abschluss in den meisten Fällen ratsam ist.
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Häufig gestellte Fragen rund um das NDA
Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen für Sie gesammelt und beantwortet!
Was bedeutet NDA?
Die wörtliche Übersetzung des englischen Begriffes Disclosure lautet Offenlegung – ein Non-Disclosure Agreement ist also eine Vereinbarung, etwas nicht offenzulegen. Heute werden im Geschäftsleben die Begriffe Geheimhaltungs- oder auch Verschwiegenheitsvereinbarung verwendet.
Was ist ein Non-Disclosure Agreement?
Das Non-Disclosure Agreement ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen zwei oder auch mehreren Geschäftspartnern, in der ein vertraulicher Umgang mit allen Informationen vereinbart wird, von denen die Beteiligten Kenntnis erhalten. Gleichzeitig sind damit die Weitergabe und die nicht erlaubte Verwendung sensibler Informationen verboten. In der Regel wird ein NDA bereits vor Beginn einer angedachten Zusammenarbeit abgeschlossen.
Wann sollte das NDA unterzeichnet werden?
Fingerspitzengefühl ist auch beim Zeitpunkt der Forderung nach der Geheimhaltung gefragt. Die erste Kontaktaufnahme, die erste Vorstellung einer Idee, der erste Pitch – in einer frühen Phase einer Geschäftsanbahnung ist das NDA noch nicht erforderlich. Verantwortliche können hier noch allgemein und unverbindlich bleiben. Sobald es jedoch ins Detail geht, Daten, Informationen und wirtschaftliche Zahlen auf dem Tisch liegen und genutzt werden, ist es an der Zeit, eine Geheimhaltungserklärung zu entwerfen und unterzeichnen zu lassen.
Wie lange ist ein NDA gültig?
Gibt es keine Aussagen zur Laufzeit eines NDA, so gilt es unbeschränkt. Die Dauer der Verschwiegenheit kann im Vertrag jedoch geregelt werden. Vereinbaren sollte man dann aber, dass die Pflicht zur Geheimhaltung über mehrere Monate (oder Jahre) hinaus gilt, nachdem eine Zusammenarbeit beendet wurde oder auch wenn sie gar nicht begonnen wird.