Verschwiegenheitserklärung Muster: Alles was du wissen musst!

zuletzt aktualisiert am: 23.06.2022

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Verschwiegenheitserklärung Muster:
Geheimhaltungsvereinbarung Vorlage

Als Unternehmer ist man – zumindest wenn das Unternehmen bereits eine gewisse Größe erreicht hat – häufig auf die Unterstützung durch andere Personen/Unternehmen angewiesen; insbesondere die Inanspruchnahme von Beratungsdienstleistungen oder Outsourcing, dass eigene Ressourcen einspart, sind hierbei zu nennen.

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Rechtsanwalt Alexander DietrichErstellt von:
Rechtsanwalt Alexander Dietrich
von der Kanzlei DIETRICH LEGAL®

Nicht nur bei dem Datenschutz ist eine Verschwiegenheitserklärung notwendig!

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Nicht nur bei dem Datenschutz ist eine Verschwiegenheitserklärung notwendig!

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Einführung: Verschwiegenheitserklärung Muster

Doch dieses Vorgehen bringt auch einige Risiken mit sich. Durch die enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen oder Personen geben Sie diesen einen zum Teil tiefen Einblick in die eigene Organisation, Strategie und eigenes, mühevoll aufgebautes Know-How. Um diese für sie wertvollen Informationen zu schützen, bietet sich der Abschluss bzw. die Verpflichtung des Geschäftspartners zur Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung an. Um was es sich genau bei einer solchen Verschwiegenheitserklärung handelt, wann diese insbesondere erforderlich ist, wie sie aufgebaut ist und wessen Unterschriften für einen rechtsverbindlichen Abschluss erforderlich sind, wird in diesem Beitrag verständlich erläutert.

Was ist eine Verschwiegenheitserklärung?

Eine Verschwiegenheitserklärung, häufig auch als Verschwiegenheitsvereinbarung, Geheimhaltungsverpflichtung oder NDA (Non-Disclosure Agreement) bezeichnet, ist eine spezielle Vereinbarung, kraft derer der/die Vertragspartner sich zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen oder Verhandlungen verpflichtet/verpflichten. Damit einher geht das Verbot, diese Informationen für sich selbst wirtschaftlich zu nutzen, insbesondere ohne Erlaubnis an andere Personen weiterzugeben. Häufig wird eine Verschwiegenheitserklärung schon vor einer Zusammenarbeit gefordert, um schon die zwischen den Parteien stattfindenden Verhandlungen über eine mögliche Zusammenarbeit zu schützen.

Wann braucht man eine Verschwiegenheitserklärung?

Eine Vertraulichkeitserklärung ist immer dann zu empfehlen, wenn andere Personen im Rahmen der Zusammenarbeit Einblick in das eigene Unternehmen und damit Einblick in sensible, insbesondere wirtschaftlich relevante Daten erhalten. Das klassische Beispiel hierfür ist etwa, dass Ihr Unternehmen gerade an einem neuen Produkt feilt, das in dieser Form noch nicht am Markt existent ist. Erhält nun ein anderes Unternehmen Einblick und damit Informationen über das neue Produkt, besteht die Gefahr der Nachahmung oder Weitergabe dieser Informationen, sodass Ihr Wettbewerbsvorteil verloren ginge. Damit wäre die gesamte Vorarbeit umsonst gewesen, sodass ein hoher finanzieller Schaden droht.

Allerdings sind auch Situationen denkbar, in denen der Abschluss einer Verschwiegenheitserklärung ausnahmsweise nicht sinnvoll ist bzw. nachteilig sein kann. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn schon seit mehreren Jahren eine Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen bestand, im Rahmen dessen schon häufig vertrauliche Projekte erfolgreich durchgeführt wurden, ohne dass eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen wurde. Würde man nun plötzlich auf den Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung bestehen, so könnte das bei dem Geschäftspartner den Eindruck von Misstrauen erwecken und diesem daher übel aufstoßen. Um die gute Geschäftsbeziehung nicht zu belasten und Irritationen zu vermeiden, kann es sich in dieser Situation anbieten, einfach wie bisher ohne NDA zu verfahren.

Was passiert, wenn gegen die Verschwiegenheitserklärung verstoßen wird?

Die Folge eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheitspflicht ist abhängig vom konkreten Inhalt der Verschwiegenheitserklärung. Sofern eine Vertragsstrafeklausel in den Vertrag aufgenommen wurde, so führt schon der Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht automatisch zur Pflicht, diese Vertragsstrafe zu zahlen, unabhängig davon, ob dem anderen Vertragspartner überhaupt ein Schaden durch die Weitergabe der vertraulichen Information entstanden ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, so kann lediglich Schadensersatz nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches verlangt werden; Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass ein konkreter Schaden durch die Verletzung gegen die Verschwiegenheitspflicht entstanden ist, der von Ihnen zu beweisen wäre. Da dieser Beweis im Zweifel nur sehr schwer zu führen ist, empfiehlt sich die Aufnahme einer Vertragsstrafeklausel, da diese zu einer schnelleren, sichereren und einfacheren Durchsetzung eines Anspruchs führt.

Mit wem sollte eine Verschwiegenheitsvereinbarung geschlossen werden?

Grundsätzlich bietet sich der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung mit jeder Person und jedem Unternehmen an, die/das Einblick in sensible Daten Ihres Unternehmens erhält. Neben wirtschaftlich relevanten Daten, beispielsweise Produktinformationen oder Einkaufspreise, kommen hierzu auch personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordung, kurz DSGVO, hinzu: Auch Daten Ihrer Mitarbeiter sind nämlich besonders schützenswert, weshalb sie gewährleisten sollten, dass der Geschäftspartner auch mit diesen Daten sorgsam und den Vorschriften der DSGVO entsprechend umgeht.

Situationen, in denen sich der Abschluss einer Verschwiegenheitsvereinbarung insbesondere anbietet, sind:

  • Geschäftsbeziehungen oder Anbahnungen solcher Geschäftsbeziehungen zwischen Ihrem Unternehmen und Dienstleistern, bspw. Freelancern
  • Verhandlungen Ihres Unternehmens mit Investoren
  • Unternehmensverkäufe bzw. Verhandlungen hierüber

Jedoch sind solche Vereinbarungen nicht nur zwischen Unternehmern, sondern auch im Angestelltenverhältnis extrem sinnvoll. Jeder Arbeitsvertrag sollte daher Regelungen zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen enthalten, um einen Datendiebstahl von Mitarbeitern zu verhindern bzw. eine einfache Sanktionsmöglichkeit hierfür zur Hand zu haben, beispielsweise in Form einer Vertragsstrafe.

Was muss in einer Verschwiegenheitserklärung stehen?

Gesetzliche Regelungen zur Verschwiegenheitserklärung existieren nicht, sodass den Parteien bei der inhaltlichen Abfassung einer solchen Erklärung grundsätzlich ein großer Spielraum bleibt. Begrenzt wird dieser Spielraum jedoch insbesondere durch die §§ 134, 138 BGB. Nach § 134 BGB ist eine Verschwiegenheitserklärung nämlich unwirksam, sofern sie gegen ein gesetzliches Verbot verstößt. Der in der Praxis häufiger vorkommende Fall ist jedoch in § 138 BGB normiert. Demnach ist ein gegen die guten Sitten verstörendes Rechtsgeschäft nichtig und somit unwirksam.

Die Vertraulichkeitserklärung sollte zu Beginn die beteiligten Parteien als Vertragspartner enthalten und einer Präambel kurz den Zweck und die Art der Zusammenarbeit darstellen. Anschließend sollten folgende Inhalte geregelt werden:

  • eine genaue Definition, welche Informationen als vertraulich gelten sollen
  • die Verpflichtung des Informationsempfängers, diese nicht an Dritte weiterzugeben oder selbst zu verwenden
  • die Ergänzung, welchen Personen die Informationen zur Verfügung gestellt werden dürfen
  • die Zahlung einer Vertragsstrafe bei Verstößen gegen das NDA, unabhängig davon, ob ein Schaden tatsächlich entstanden ist
  • die Rückgabe oder die Löschung aller Daten und Informationen, wenn die Zusammenarbeit beendet oder gar nicht begonnen wird
  • die Laufzeit der Vereinbarung
  • Regelungen hinsichtlich möglichen Vertragsänderungen
  • Bei Verwendung gegenüber juristischen Personen: Gerichtsstandvereinbarung

Wer muss die Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?

Wer die Verschwiegenheitserklärung unterschreiben muss, sodass diese die vertraglich definierten Informationen wirksam schützen kann, ist abhängig davon, ob es sich um eine einseitig oder eine beiderseitig verpflichtende Verschwiegenheitserklärung handelt: Sofern die Verschwiegenheitserklärung lediglich eine Vertragspartei zur Verschwiegenheit verpflichtet, so ist lediglich deren Unterschrift erforderlich. Gelten die Pflichten jedoch für beide Parteien gleichermaßen, so müssen beide Parteien unterschreiben.

Soweit es sich bei den Vertragsparteien um juristische Personen handelt, beispielsweise zwei GmbHs, müssen ihre gesetzlichen oder vertraglich bestimmten Vertreter unterschreiben. Mehr über die GmbH Bedeutung erfahren.

Fazit: Vertraulichkeitserklärung Muster

Vertrauliche Informationen eines Unternehmens sind besonders schützenswert, weshalb sich der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung häufig auszahlt. Ein vollumfänglicher, hundertprozentiger Schutz sämtlicher vertraulicher Informationen ist damit zwar nicht verbunden. Allerdings bieten Vertraulichkeitsvereinbarungen dennoch einen wirksamen Schutz von Betriebsgeheimnissen und sonstige vertrauliche Informationen, weshalb deren Abschluss in den meisten Fällen ratsam ist .