Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster: PDF- & Word-Vorlage
Alles Wichtige zum Firmenwagen und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag wird im Nachfolgenden erläutert, inklusive einem Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster.
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Mindestens einmal während der Laufbahn von Arbeitgebern wird man mit der Frage nach einem Firmenwagen konfrontiert. Vielleicht stößt aber auch einer der Mitarbeiter diese Diskussion an. Egal wie; die Entscheidung über die Anschaffung eines Firmenwagens obliegt dem Arbeitgeber. Ist er geneigt, einen Dienstwagen anzuschaffen, stellen sich einige Fragen: Wer bekommt alles einen Dienstwagen? Welches Auto soll angeschafft werden? Habe ich als Arbeitgeber dadurch Vorteile? Das sind nur einige Fragen von vielen, auf die es selten einschlägige Antworten gibt.
Was ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag?
Üblicherweise wird der Dienstwagenüberlassungsvertrag vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterzeichnet, bevor ein Firmenwagen übergeben wird. Dieser Vertrag ist schriftlich bindend und deshalb sind die getroffenen Regelungen auch einzuhalten. Im Streitfall können sich also beide Parteien auf diesen Vertrag berufen. In einem solchen Vertrag sind unter anderem Bestimmungen zu dem Widerrufsrecht, der Firmenwagenversteuerung, Regelungen bei Schadensfällen und Betriebskostenerstattungen festgehalten. Bei der Vertragsgestaltung sollten zunächst erst einmal einige grundsätzliche Punkte bedacht werden. Die Kommunikation und Aufbereitung rund um den Dienstwagenüberlassungsvertrag fällt in die Sphäre des Fuhrparkleiters. Dieser gibt nämlich einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Dienstwagens ab.
Ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag Pflicht?
Jeder Fuhrparkleiter wünscht sich im Hinblick auf den Fuhrpark eindeutige Verhältnisse. Deshalb ist für sie und auch für die Mitarbeiter und ihre Dienstwagen ein Überlassungsvertrag von großer Bedeutung. Mit diesem Vertrag können Fuhrparkverantwortliche und ihr Team klare Verhältnisse schaffen und schriftlich festhalten. Die Person, die in einem Unternehmen den Fuhrpark leitet, gibt somit eigene Verantwortlichkeiten ab. Somit sind Zuständigkeiten klar geregelt und beugt zudem Konflikte vor. Unter allen Verantwortlichen kann ein Dienstwagenüberlassungsvertrag somit Kommunikation und Transparenz fördern.
Was sollte in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag stehen?
Grundsätzlich muss Kennzeichen, Marke, Fahrzeugtyp, Fahrgestellnummer sowie Vertragsparteien (Fahrer und Unternehmen) im Vertrag stehen. Des Weiteren gehören folgende Punkte in einen Überlassungsvertrag:
Regelungen zum geldwerten Vorteil/Fahrtenbuch
Pflege und Inspektion
Art und Umfang der Fahrzeugnutzung
Kraftstoffkosten (Wer zahlt Sprit (bei Privatfahrten)?)
Haftung bei Schäden
Diebstahl und Unfall
Kündigung
Ersatz
Schriftform
Krankheit
Welche Risiken bestehen, wenn kein Dienstwagenüberlassungsvertrag geschlossen wurde?
Wenn keine vertragliche Grundlage über die Nutzung eines Dienstwagens vorhanden ist, kann dies ein gewisses Risiko mit sich bringen. Die Klärung von speziellen Fragen und deren schriftliche Vereinbarung kann unter Umständen Unklarheiten hervorbringen, wer beispielsweise mit dem Firmenwagen fahren darf. Insbesondere bei einer privaten Nutzung wird man nicht darum herumkommen, schriftlich zu fixieren, ob auch Ehepartner mit dem Wagen fahren dürfen. Gerade im Falle eines Unfalls kann dies zu erheblichen Unannehmlichkeiten führen.
Wenn beide Parteien – also Arbeitgeber und Arbeitnehmer – auf einen Dienstwagenüberlassungsvertrag verzichten, ist auch nicht geklärt, welches Fahrzeugmodell als Firmenwagen angemessen ist. Dann kann es vorkommen, dass ein Firmenwagen durch ein anderes Modell ersetzt wird, was wiederum zur Unzufriedenheit im Unternehmen führen kann. Eine weitere Frage ist, ob der Firmenwagen auch im Ausland genutzt werden darf und wer im Schadensfall die Kosten zu tragen hat. Wer hier keinen Dienstwagenüberlassungsvertrag besitzt, für den kann es zu finanziellen Stresssituationen kommen.
Wie wird ein Dienstwagen versteuert?
Die wichtigsten Fragen beim Thema Dienstwagenüberlassung ist, ob der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur betrieblich nutzen darf oder auch privat. Bei einer reinen Nutzung im dienstlichen Bereich liegt die finanzielle Verantwortung größtenteils beim Arbeitgeber. Ganz anders sieht es aus, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt wird. Dann kann es unter Umständen ziemlich kompliziert werden. Für Arbeitnehmer stellen sich jetzt steuerrechtliche und finanzielle Fragen. Der private Nutzungsanteil ist nämlich mit dem Fahrtenbuch oder nach der 1 %-Regelung zu versteuern (§ 8 Abs. 2 EStG). Angesichts dessen ist es notwendig in einem Überlassungsvertrag zu regeln, welche Kosten vom Arbeitgeber und welche vom Arbeitnehmer zu tragen sind.
Geldwerter Vorteil und Fahrtenbuch
Sie fragen sich bestimmt, was das Finanzamt will. Wird der Firmenwagen privat genutzt, gelten die entsprechenden steuerlichen Bestimmungen, damit der geldwerte Vorteil berechnet werden kann. Auch, wenn Sie umziehen und sich dadurch die Entfernung zum Unternehmen verändert, müssen Sie dies sofort mitteilen. Arbeitgeber sollten zudem unbedingt darauf bestehen, dass der Fahrer zum Führen eines Fahrtenbuches verpflichtet wird, sollte dies durch eine Fahrtenbuchauflage oder aus steuerlichen Gründen erforderlich werden.
Eine private Nutzung des Dienstwagens kann, für das Finanzamt, einen geldwerten Vorteil darstellen, den Arbeitnehmer demnach versteuern müssen. Damit sich ein Firmenwagen lohnt, sollten deshalb einige Punkte beachtet werden. Besonders wichtig ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer des Firmenwagens bleibt. Möglich ist dies nur, wenn der Firmenwagen mehr als 10 % betrieblich genutzt wird. Diese Entscheidung obliegt jedoch nicht beim Arbeitnehmer, sondern beim Arbeitgeber. Definitiv ist der Firmenwagen Eigentum des Unternehmens, wenn der Wagen über 50 % für berufliche Zwecke genutzt wird (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Würde der Anteil der beruflichen Nutzung unter 10 % liegen, zählt der Dienstwagen zum Privateigentum des Arbeitnehmers.
Wer darf im Firmenwagen mitfahren?
Im Dienstwagenüberlassungsvertrag ist normalerweise festgehalten, ob weitere Personen den Dienstwagen nutzen dürfen. Zum Beispiel könnte eine Regelung folgendermaßen aussehen: Eine Überlassung an Dritte wird gänzlich ausgeschlossen, mit Ausnahme der Familienangehörigen. Somit wäre nur Lebensgefährten, Ehepartnern und sonstigen Familienangehörigen mit Führerschein die Nutzung des Dienstwagens erlaubt.
In einem Vertrag wird des Weiteren geregelt, inwieweit Dritte im Firmenwagen mitgenommen werden dürfen. Unterschieden wird hier häufig zwischen Geschäftsfreunden und Kunden sowie sonstigen Personen. Auch dies obliegt der individuellen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.
Haben Sie den Firmenwagen unerlaubterweise einem Dritten überlassen und es kommt zu einem Schaden, haftet im Normalfall der Dienstwagenberechtigte, und zwar für Schäden, die am Fahrzeug sowie sonstige Schäden, die in Verbindung mit der Fahrzeugbenutzung entstanden sind.
Eine unerlaubte Überlassung kann entstehen, wenn die Weitergabe an Dritte erlaubt ist, diese Person aber nicht im Besitz eines gültigen Führerscheins ist oder wenn die Weitergabe von vornherein ausgeschlossen war.
Des Weiteren wird im Fuhrpark regelmäßig kontrolliert, dass der Dienstwagenberechtigte im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist. Diese Pflicht geht an den Dienstwagenberechtigten über, wenn das Dienstfahrzeug an Dritte überlassen wird. Somit ist es Pflicht, eine gültige Fahrerlaubnis beim Dienstwagenführer sicherzustellen.
Vorsicht vor unberechtigtem Verleih des Firmenwagens
Leihen Sie den Firmenwagen einer Person aus, die nicht im Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgeführt ist, kann dies unschöne Konsequenzen nach sich ziehen. Würde es zu einem Unfall kommen, kann jetzt sogar der Verlust des Versicherungsschutzes drohen oder eine Abmahnung bis hin zur Kündigung. Eine Kündigung kann selbstverständlich auch drohen, wenn kein Unfall zustande gekommen ist. Üblicherweise werden Ehepartner im Vertrag mit aufgeführt, Ihr Nachbar oder ein Bekannter darf jedoch nicht mit dem Wagen fahren.
Wer haftet bei Schäden am Dienstwagen?
Blechschaden, und nun? Um als Unternehmen nicht auf den Kosten sitzenzubleiben, ist es sinnvoll, auch die Fahrer in die Haftung einzubeziehen. Dies kann zum Beispiel bei Schäden durch unsachgemäße Behandlung, die nicht von der Kaskoversicherung übernommen werden, der Fall sein. Beispielsweise bei einem Motorschaden aufgrund zu wenig Öl. Der Fahrer des Dienstwagens kann jedoch nur in die Haftung genommen werden, wenn er den Schaden grob fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt hat. Anderenfalls, also bei geringer Fahrlässigkeit, muss das Unternehmen die Kosten tragen. Bei einer mittleren Fahrlässigkeit kann der Fahrer – je nach Schwere seiner Nachlässigkeit – mit in die Haftung genommen werden.
Unsere kostenlose Vorlage: Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster
Dienstwagenüberlassungsvertrag
zwischen
… (Name, Adresse einfügen)
nachfolgend Arbeitgeber/in
und
… (Name, Adresse einfügen)
nachfolgend Arbeitnehmer/in
wird folgender Dienstwagenüberlassungsvertrag geschlossen:
1. Fahrzeug
1.1 Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer für dienstliche Zwecke einen Dienstwagen. Das Fahrzeug ist wie folgt beschrieben:
Hersteller: [Name des Herstellers]
Modell: [Modellname]
Kennzeichen: [Kennzeichen]
Fahrgestellnummer: [Fahrgestellnummer des Fahrzeugs]
1.2 Das Fahrzeug ist Eigentum des Arbeitgebers und bleibt während der Dauer des Vertragsverhältnisses dessen Eigentum.
2. Nutzung
2.1 Der Arbeitnehmer ist berechtigt, das Fahrzeug für dienstliche Zwecke zu nutzen. Eine private Nutzung ist gemäß den Vereinbarungen in Abschnitt 3 gestattet.
2.2 Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, das Fahrzeug pfleglich zu behandeln und alle erforderlichen Wartungs- und Inspektionsarbeiten gemäß den Herstellervorgaben durchführen zu lassen.
3. Private Nutzung
3.1 Der Arbeitnehmer ist unter folgenden Bedingungen berechtigt, das Fahrzeug auch privat zu nutzen:
[Beschreibung der Bedingungen, z.B. Begrenzung der privaten Nutzung auf Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder uneingeschränkte private Nutzung]
3.2 Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der privaten Nutzung des Fahrzeugs entstehen (z.B. Kraftstoffkosten, Versicherungskosten), selbst zu tragen.
4. Versicherung
4.1 Der Arbeitgeber stellt sicher, dass das Fahrzeug entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen versichert ist.
4.2 Im Falle eines Unfalls oder Schadens am Fahrzeug hat der Arbeitnehmer unverzüglich den Arbeitgeber zu informieren und alle erforderlichen Schritte zur Schadensregulierung einzuleiten.
5. Haftung und Schadensersatz
5.1 Der Arbeitnehmer haftet für Schäden am Fahrzeug, die durch unsachgemäße Nutzung oder grobe Fahrlässigkeit verursacht werden.
5.2 Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz haftet der Arbeitnehmer auch für den entstandenen Schaden am Fahrzeug.
6. Vertragsdauer
6.1 Dieser Vertrag tritt am [Startdatum] in Kraft und endet am [Enddatum]. Eine Verlängerung des Vertragsverhältnisses bedarf der schriftlichen Vereinbarung beider Parteien.
7. Sonstige Bestimmungen
[Hier können weitere Bestimmungen wie z.B. Regelungen zur Rückgabe des Fahrzeugs, zur Kilometerabrechnung oder zur Nutzung von Tankkarten aufgenommen werden.]
8. Schlussbestimmungen
8.1 Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform.
8.2 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Ort, Datum Unterschrift Arbeitgeber/in
………………………… …………………………
Ort, Datum Unterschrift Arbeitnehmer/in
………………………… …………………………
Fazit zum Dienstwagenüberlassungsvertrag Muster
Egal, für welche Variante sich entschieden wird: Dienstwagen mit oder ohne Privatnutzung. In jedem Fall sollten die Regelungen stets schriftlich im Arbeitsvertrag oder im entsprechenden Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalten werden. Wenn Sie als Arbeitgeber möchten, dass der Firmenwagen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt wird, dann sollten Sie dies auch klar formulieren. Hier gelangen Sie zu unserem Arbeitsvertrag Muster!
Auch die Versteuerung orientiert sich daran, ob der Dienstwagen privat genutzt wird oder nicht. Wird die private Nutzung ausgeschlossen, aber nicht explizit festgehalten, ob sich das auch auf den Weg zur Arbeit bezieht, darf der Dienstwagen auch für den Arbeitsweg genutzt werden. Entsprechend muss dieser dann aber auch versteuert werden.
Unser Tipp
Auf jeden Fall ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen! Um die pauschale Versteuerung zu umgehen, können Sie auch ein Fahrtenbuch führen. Hier müssen dann alle Arbeitswege, Betriebsfahrten und Privatfahrten getrennt und dokumentiert werden. Klingt aufwendig? Muss es aber nicht! Mit elektronischen Fahrtenbüchern geht dies meistens ohne Probleme. Mithilfe einer App kann man die Wegedaten jeder Fahrt (davor und danach) festhalten. Allerdings sollten Sie sich für einen manipulationssicheren und rechtssicheren Anbieter entscheiden. Nur so sind Sie auf der sicheren Seite, dass das Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt wird.
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Häufig gestellte Fragen rund um den Dienstwagenüberlassungsvertrag
Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen für Sie gesammelt und beantwortet!
Warum Dienstwagenüberlassungsvertrag?
Der Überlassungsvertrag ist Bestandteil des Anstellungsvertrages zwischen Unternehmen und den Dienstwagenfahrern. Dieser Vertrag sollte alle Pflichten und Rechte der Fahrer bei dienstlicher oder privater Nutzung der Firmenwagen klären, und zwar ohne Interpretationsspielraum zu lassen.
Kann Arbeitgeber Firmenwagen streichen?
Ganz ohne Grund darf ein Unternehmen den Firmenwagen prinzipiell nicht wieder wegnehmen. Genau wie auch der monatlich gezahlte Lohn ist aus arbeitsrechtlicher Sicht auch der Firmenwagen eine Leistung des Arbeitgebers. Im Gegenzug dafür erhält der Arbeitgeber vom Mitarbeiter die Arbeitsleistung.
Sind Fahrten mit dem Dienstwagen Arbeitszeit?
Fahren Sie als Arbeitnehmer vom Wohnort mit dem Dienstwagen direkt auf den ersten Kundentermin und am Tagesende vom letzten Kunden direkt nach Hause, ist die dafür aufgewendete Zeit Arbeitszeit. So hat der EuGH bereits mit Urteil vom 10.09.2015, Az.: C-266/14 entschieden.