Abmahnung Vorlage: kostenloses Word- und PDF-Muster
Im nachfolgenden Beitrag zum Thema Abmahnung erfahren Sie, wann Ihr Arbeitgeber Sie abmahnen darf und was das für Sie bedeutet. Außerdem erfahren Sie, wie Sie am besten auf eine Abmahnung reagieren.
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In einem Arbeitsverhältnis gelten klare Verhaltensregeln. Wer sich nicht daran hält und permanent zu spät kommt oder Arbeitsanweisungen nicht ausführt, der kann abgemahnt werden. Wenn es so weit kommt, dann knirscht es richtig im Arbeitsverhältnis.
Was ist eine Abmahnung?
Im Prinzip könnte man die Abmahnung mit der Gelben Karte beim Sport vergleichen. Erhalten Sie eine Abmahnung, haben Sie vermutlich gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen. Deshalb werden Sie verwarnt. Natürlich muss dafür immer ein konkreter Vorfall vorhanden sein. Der Arbeitgeber kann nicht einfach abmahnen, nur weil er mit Ihrer Leistung nicht zufrieden ist. Zudem droht er gleichzeitig bei einer erneuten Verfehlung mit der Roten Karte; gemeint ist also die Kündigung.
Hier gelangen Sie zu unserem Arbeitsvertrag Muster.
Die rechtliche Basis der Abmahnung liegt im sogenannten Grundsatz der Verhältnismäßigkeit begründet. Diese ist im Gesetz lediglich für die fristlose verhaltensbedingte Kündigung festgehalten. Dementsprechend kann Ihr Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis aus triftigem Grund wegen einer Pflichtverletzung nur nach einer erfolglosen Abmahnung kündigen (vgl. § 314 Abs. 2 BGB). Im Grunde gilt diese Bestimmung für jede verhaltensbedingte Kündigung.
Folgende Gründe sind typisch für eine Abmahnung:
verspätete Krankmeldung
Beleidigung und Mobbing von Kollegen
unentschuldigtes Fehlen
zu später oder gar kein Nachweis der Arbeitsunfähigkeit
Verstoß gegen betriebliche Alkohol- und Rauchverbote
privates Telefonieren sowie privates Surfen im Internet
Verstoß gegen Arbeitsanweisungen
nicht angezeigte oder unerlaubte Nebentätigkeit (BAG Urteil vom 15.06.2021, Az.: 9 AZR 413/19)
Wann ist eine Abmahnung nicht mehr erforderlich?
Die Kündigung ist ein harter Schritt. Bei verhaltens- oder leistungsbedingten Kündigungen sollten Arbeitgeber zuvor ihren Arbeitnehmer mit milderen Mitteln auf den richtigen Pfad versuchen zu lenken, damit er weiter beschäftigt werden kann.
Doch in manchen Fällen ist selbst eine Abmahnung entbehrlich. Folgt man dem arbeitsrechtlichen Grundsatz der verhaltens- oder leistungsbedingten Kündigung, muss zuvor immer eine Abmahnung des Arbeitnehmers erfolgen. Bei folgenden Sachverhalten ist eine Abmahnung hinfällig und es kann direkt gekündigt werden:
Wenn das Vertrauensverhältnis zwischen beiden Parteien so stark erschüttert wurde, dass auch eine Abmahnung dieses nicht wiederherstellen könnte.
Wenn mit einer in Betracht kommenden Verhaltensänderung in der Zukunft nicht zu rechnen ist.
Wenn schwere Vertragsverletzungen vorliegen, bei denen der Arbeitnehmer hätte wissen müssen, dass es zu einer Kündigung führt.
Wie schreibt man eine Abmahnung?
Arbeitgeber sollten sich unbedingt an diverse Anforderungen beim Formulieren von Abmahnungen halten, denn die Arbeitsgerichte stellen diesbezüglich hohe Ansprüche. Ansonsten riskiert man die Unwirksamkeit einer berechtigten Abmahnung.
Um eine rechtssichere Abmahnung zu schreiben, sollten auf die nachfolgenden Punkte geachtet werden.
Formvorschriften
Für die Abmahnung gibt es keine gesetzliche Formvorschrift. Deshalb kann man die Abmahnung per SMS, Fax, Brief, E-Mail oder auch mündlich dem Arbeitnehmer zukommen lassen. Besser sind jedoch die Zustellungen per Post beziehungsweise Einschreiben. So können Sie als Arbeitgeber auch sicher sein, dass Ihr Angestellter den Brief auch erhalten hat. Des Weiteren haben Sie einen Nachweis über die Zustellung.
Zudem müssen die Abmahnungen folgendermaßen formuliert sein:
präzise
wahrheitsgemäß
eindeutig
Vermeiden Sie schwammige Formulieren wie „unfreundlich“, „schlecht“ oder „häufig“. Benennen Sie vielmehr konkrete Beispiele.
Welche typischen Fehler werden von Arbeitgebern häufig beim Schreiben von Abmahnungen gemacht?
Häufige Abmahnungen
Wenn ein Arbeitgeber sehr oft Abmahnungen ausspricht, könnte das Risiko bestehen, dass der Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern nicht mehr ernst genommen wird. Auch Arbeitsgerichte zweifeln dann eine Wichtigkeit der Abmahnung an, wenn sie zu oft ausgesprochen werden.
Kündigung trotz Abmahnung
Wurde ein Arbeitnehmer abgemahnt und dieser hat sein Fehlverhalten verbessert, darf diese Verletzung des Vertrages nicht mehr als Kündigungsgrund verwendet werden. Die Abmahnung ist immer dazu da, um die Verhaltensbesserung zu ermöglichen. Erst, wenn sich der Vorfall wiederholt, darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter verhaltensbedingt kündigen.
Abmahnungen mit Nummerierung
Arbeitgeber gehen ein hohes Risiko ein, wenn sie die Abmahnung eines Mitarbeiters mit einer Nummerierung versehen. Sobald dann ein Arbeitsgericht eine der Abmahnungen als unwirksam erklärt, sind auch alle anderen nummerierten Abmahnungen unwirksam. Deshalb sollte eine Abmahnung immer losgelöst von den anderen Abmahnungen geschrieben werden.
Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung
Natürlich dürfen mehrere Pflichtverletzungen eines Arbeitnehmers gebündelt in einer Abmahnung aufgeführt werden. Entscheidet jedoch später ein Arbeitsgericht, dass nur ein einziger dieser Gründe unwirksam ist, wäre die komplette Abmahnung nicht mehr wirksam. Am besten ist es, jeden Verstoß getrennt in einer selbstständigen Abmahnung aufzulisten.
Welche Fristen existieren beim Schreiben einer Abmahnung?
Für das Aussprechen der Abmahnung besteht grundsätzlich keine rechtliche Fristvorgabe. Deshalb können Sie als Arbeitgeber auch noch nach mehreren Jahren eine Pflichtverletzung rügen. In der Abmahnung sollte der Arbeitgeber immer eine Besserung des Verhaltens des Angestellten fordern. Normalerweise können die meisten Arten von Fehlverhalten direkt durch den Arbeitnehmer abgeschaltet werden, jedoch funktioniert dies nicht immer.
Sollte es Situationen geben, in denen der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten nicht augenblicklich gemäß dem Vertrag anpassen kann, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, dies innerhalb einer selbstbestimmten Frist zu verlangen. Liegt beispielsweise eine vertraglich nicht vereinbarte Nebentätigkeit des Arbeitnehmers vor, kann der Chef zwar den Abbruch der Nebentätigkeit verlangen, wobei der Arbeitnehmer aber auch hierfür die gesetzlichen Kündigungsfristen beachten muss. Deshalb sollte in der Abmahnung auch eine entsprechende Frist zur Verhaltensbesserung gesetzt werden.
Der Arbeitnehmer hat das Recht, nach erhaltener Abmahnung Widerspruch einzulegen. Auch hierfür gibt es rechtlich keine bindende Frist. Die meisten Arbeitnehmer dulden ihre Abmahnung und den damit verbundenen Eintrag in die Personalakte. Jedoch werden sie bei einem Wechsel des Jobs oder einem Aufstieg im gleichen Unternehmen feststellen, dass die Abmahnung hinderlich sein kann. Deshalb haben auch Arbeitnehmer noch nach etlichen Jahren die Möglichkeit, Widerspruch bezüglich der erhaltenen Abmahnung einzulegen. Gleiches gilt ebenso, falls der Arbeitnehmer in Erwägung zieht, gegen die Abmahnung Klage einzureichen.
Was ist zu tun, wenn der Arbeitnehmer Widerspruch einlegt?
Laut § 83 Abs. 2 BetrVG und § 242 BGB hat der Arbeitnehmer das Recht auf eine schriftliche Gegendarstellung. Auch diese darf auf Wunsch des Arbeitnehmers zur Personalakte hinzugefügt und der Abmahnung zugeordnet werden.
Zurückweisen darf ein Arbeitgeber diese Gegendarstellung nur, wenn diese rechtsmissbräuchlich oder unzumutbar ist. Rechtsmissbräuchlich wären damit alle Äußerungen, die
sich nicht auf die Abmahnung beziehen oder
beleidigend sind.
Auch für den Fall, dass andere Mitarbeiter eventuell Zeugen des abgemahnten Vorfalls sein könnten und die Sicht des abgemahnten Arbeitnehmers bestätigen können, dürfen diese ebenfalls Erklärungen abgeben, die dann auch zur Personalakte genommen werden können.
Unser kostenloses Muster: Abmahnung Vorlage
[Name des Arbeitnehmers]
[Anschrift des Arbeitnehmers]
[PLZ, Ort]
[Name des Arbeitgebers]
[Anschrift des Arbeitgebers]
[PLZ, Ort]
Abmahnung wegen [Beschreibung des Verstoßes]
Sehr geehrte/r [Empfänger/in],
hiermit spreche ich Ihnen im Namen des Unternehmens [Name des Unternehmens] eine Abmahnung aus. Grund für diese Abmahnung sind Verstöße gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten. Im Folgenden möchte ich die festgestellten Verstöße im Detail darlegen:
Beschreibung der Verstöße:
[Hier werden die konkret festgestellten Verstöße detailliert beschrieben. Es ist wichtig, genaue Daten, Zeiten und Umstände anzugeben, um eine klare Grundlage für die Abmahnung zu schaffen.]
Rechtliche Grundlage:
[Hier wird die rechtliche Grundlage für die Verstöße angegeben, z. B. relevante Gesetze, Tarifverträge oder arbeitsvertragliche Regelungen.]
Forderungen:
Ich fordere Sie hiermit auf, die festgestellten Verstöße unverzüglich zu beenden und zukünftig entsprechend Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten zu handeln.
Sie sind aufgefordert, innerhalb von [Frist, z. B. 5 Arbeitstagen] eine schriftliche Stellungnahme abzugeben, in der Sie zu den vorgebrachten Vorwürfen Stellung beziehen können.
Sollten sich die Verstöße wiederholen oder weitere Verstöße festgestellt werden, behalten wir uns das Recht vor, weitere arbeitsrechtliche Maßnahmen zu ergreifen, die bis hin zur außerordentlichen Kündigung führen können.
Stellungnahme:
Sie haben das Recht, zu den erhobenen Vorwürfen Stellung zu nehmen. Ihre schriftliche Stellungnahme erwarten wir bis spätestens [Fristdatum]. Bitte beachten Sie, dass Ihre Stellungnahme sorgfältig geprüft wird und Einfluss auf das weitere Vorgehen haben kann.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass diese Abmahnung eine ernsthafte Maßnahme darstellt und wir von Ihnen erwarten, dass Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in Zukunft gewissenhaft erfüllen.
Bitte beachten Sie, dass bei weiteren Verstößen gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen, einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, in Betracht gezogen werden können.
Mit freundlichen Grüßen,
………………………………
Ort, Datum, Unterschrift
Fazit - Abmahnung Vorlage
Fällt ein Arbeitnehmer am Arbeitsplatz durch ungebührliches Verhalten auf oder verletzt er seine vertraglichen Pflichten, müssen Führungskräfte und Arbeitgeber Konsequenzen ziehen. Meistens lassen sich kleinere verhaltensbedingte Fehler oftmals mit einer mündlichen Ermahnung korrigieren. Wenn die Hinweise mit Warnfunktion jedoch ergebnislos bleiben, ist eine Abmahnung unvermeidlich.
Deshalb sollte für Arbeitgeber eine schriftliche Dokumentation des Vorfalls sowie eine professionelle Vorarbeit ein Muss sein. Im Wiederholungsfall einer schriftlichen Ermahnung kann dies dann nämlich die verhaltensbedingte außerordentliche Kündigung nach sich ziehen. Auch vor den Arbeitsgerichten kann dies als Beweismittel dienen. Wer als Arbeitgeber jedoch an alle rechtlichen Voraussetzungen und Anforderungen denkt, der kann mit einer Abmahnung wieder den gewünschten Frieden am Arbeitsplatz herstellen.
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Häufig gestellte Fragen rund um die Abmahnung eines Mitarbeiters
Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen für Sie gesammelt und beantwortet!
Wie schreibe ich eine Abmahnung?
Eine ordnungsgemäße Abmahnung beinhaltet eine ausführliche Schilderung des Fehlverhaltens. Außerdem sollte dies auch mit Ort, Datum und Zeit aufgeführt sein. Zudem sollte der Hinweis auf die Regelungen im Arbeitsvertrag nicht fehlen. Des Weiteren sollte eine Aufforderung zur Unterlassung sowie eine Androhung der Kündigung enthalten sein, sofern der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten nicht beseitigt.
Ist Lügen ein Abmahnungsgrund?
Lügt der Arbeitnehmer häufiger, kann dies zu einer Abmahnung führen, da die Vertrauensbasis zerstört ist. Gleiches gilt jedoch auch für einmalige, schwerwiegende Lügen. In manchen Fällen kann dann sogar schon außerordentlich gekündigt werden.
Bin ich verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben?
Nein! In der Regel sind Sie als Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet, eine Abmahnung zu unterschreiben; und das sollten Sie auch keinesfalls tun. Dabei ist es unerheblich, ob die Abmahnung berechtigt ist oder nicht.