Kleinunternehmerregelung: Hinweis auf Rechnung, Grenze & Co

In erster Linie geht es bei der Kleinunternehmerregelung um die Umsatzsteuer. Um vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt zu werden, muss dies zunächst beantragt werden. Wird dem zugestimmt, müssen Sie als Unternehmer auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Demnach entfallen dann auch die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung. Gesetzliche Grundlagen zur Kleinunternehmerregelung finden Sie in § 19 UStG. Wir haben für Sie alle wichtigen Informationen zusammengefasst und möchten Ihnen hiermit Entscheidungshilfen anbieten.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist insbesondere für Unternehmen interessant, die nur geringe Umsätze einbringen. Das betrifft vornehmlich Einzelunternehmen. Zu finden ist die Rechtsgrundlage in § 19 UStG. Werden bestimmte Umsatzgrenzen von einem Unternehmen nicht überschritten, darf dieses die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Wenn Sie als Selbstständiger beispielsweise im vergangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro und im Folgejahr voraussichtlich auch nicht mehr als 50.000 € einnehmen werden, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und müssen hierfür auch keine Umsatzsteuer abführen. Deshalb weist eine Rechnung von Kleinunternehmern auch immer den Nettobetrag aus. Im Gegensatz dazu dürfen Kleinunternehmer aber auch keine Rückerstattung der Umsatzsteuer für Ihre Einkäufe mit ausgewiesener Umsatzsteuer fordern. Außerdem muss im Jahr der Gründung der Unternehmer seinen zu erwartenden Umsatz für das laufende Jahr schätzen. Würde bei der Schätzung der Grenzwert von 22.000 € schon überschritten werden, gilt er nicht mehr als Kleinunternehmer.

Welche Sonderfälle gibt es bei Kleinunternehmern?

Dienstleistungen und Waren, die umsatzsteuerfrei sind, finden bei der Kleinunternehmerregelung keine Berücksichtigung. Darunter fallen unter anderem:

• Mieteinnahmen
• Pflege- oder Betreuungsleistungen
• Zinsen
• Leistungen aus ehrenamtlichen Tätigkeiten
• Leistungen von Physiotherapeuten, Heilpraktikern, Ärzten, Hebammen
• Leistungen von Kreditvermittlern, Versicherungsvertretern etc.

Im Klartext bedeutet dies, dass alle umsatzsteuerfreien Dienstleistung und Waren, mit denen Sie Geld verdienen, nicht zur Umsatzgrenze gezählt werden. Deshalb können Sie beispielsweise neben Ihren Mieteinnahmen auch noch handgenähte Kleidung verkaufen und fallen dennoch unter die Kleinunternehmerregelung, selbst wenn der Umsatz insgesamt größer ist. Zu beachten gilt es hier lediglich, dass nur für die handgenähte Kleidung die Umsatzgrenze nicht überschritten werden darf.

Eine Auflistung der wichtigsten umsatzsteuerfreien Waren und Dienstleistungen ist aus § 4 Nr. 11 bis 28 UStG zu entnehmen.

Welche Voraussetzungen müssen zur Kleinunternehmerregelung vorliegen?

Die wichtigste Voraussetzung, um die Kleinunternehmerregelung anwenden zu dürfen, ist, dass Ihre Betriebseinnahmen die folgenden Umsatzgrenzen nicht übersteigen:

• Für das vorangegangene Jahr: 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro).
• und
• Für das laufende Kalenderjahr: voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro.

Vorsicht:

Das Wörtchen „und“ haben wir absichtlich hervorgehoben. Konkret heißt das, dass beide Voraussetzungen vorliegen müssen. Zudem müssen Sie beachten, dass es sich bei den genannten Grenzen nicht um den Gewinn handelt, sondern um den Umsatz. Meistens ist der Gewinn nämlich wesentlich niedriger, da Sie schließlich von den Einnahmen noch die Ausgaben abziehen müssen.

Hinweis:

Seit dem 01.01.2020 gilt die neue Vorjahresgrenze, die bei 22.000 Euro liegt. Zuvor lag diese Grenze bei 17.500 Euro. Dies bedeutet, dass Kleinunternehmer, die im Jahr 2019 zwischen 17.500 und 22.000 Euro Umsatz erzielt haben, in Abweichung zur alten Regelung, ab 2020 immer noch als Kleinunternehmer gelten. Dies aber nur, wenn sie im Jahr 2020 die Grenze von voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen werden.

Bitte beachten Sie: Folgende Sonderbestimmungen gelten im Jahr der Gründung eines land- oder forstwirtschaftlichen Betriebs, eines Gewerbes sowie bei der Aufnahme einer neuen selbstständigen Tätigkeit:

Da es kein vorangegangenes Geschäftsjahr gibt, darf der Jahresumsatz für das erste Jahr geschätzt werden. Dann gilt: Nur, wenn der Jahresumsatz voraussichtlich nicht höher als 22.000 € ist, darf man die Kleinunternehmerregelungen in Anspruch nehmen.

Beispiel aus der Praxis:

Angenommen, eine Designerin hat sich im November 2019 selbstständig gemacht. Ihren monatlichen Gesamtumsatz schätzt sie auf knapp 1.200 Euro. Würde man dies auf das Gesamtjahr hochrechnen, kommt man auf 14.400 Euro. Somit liegt sie unter der Umsatzschwelle von 22.000 Euro. Diese gilt nämlich für das zurückliegende Jahr. Die Designerin kann deshalb die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Im zweiten Jahr ihrer Selbstständigkeit, sprich im Jahr 2020, erzielt sie einen Umsatz von 20.000 Euro. Dies bedeutet, dass sie weiterhin die Kleinunternehmerregelung nutzen kann. Im Jahr 2021 laufen ihre Geschäfte nur schleppend an. Deshalb geht sie am Anfang des Jahres von einem Gesamtumsatz von nur 35.000 Euro aus. Am Ende des Jahres bemerkt sie jedoch, dass sie tatsächlich 37.500 Euro eingenommen hat.

Dennoch liegt sie mit diesem Betrag aber immer noch unter der 50.000 Euro-Grenze, sodass für sie dieses Jahr ebenfalls noch die Kleinunternehmerregelung gilt. Doch selbst, wenn sie im Jahr 2021 mehr als 50.000 € Umsatz gemacht hätte, hätte die Kleinunternehmerregelung dennoch gegolten. Anders wäre es gewesen, wenn die Designerin bereits am Anfang des Jahres hätte einschätzen können, dass ihr Umsatz die Grenze von 50.000 Euro übersteigen wird. Gesetz diesem Fall wäre sie nämlich schon für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig geworden.

Doch was passiert nun im Jahr 2022?

In diesem Jahr muss die Designerin erst einmal zur regulären Besteuerung wechseln. Auf ihren Rechnungen muss sie ebenfalls Umsatzsteuer ausweisen und auch an das Finanzamt abführen. Der Grund ist, dass sie im Jahre 2021 die Umsatzschwelle von 22.000 € deutlich überschritten hat.

Welche Vor- und Nachteile gibt es bei der Kleinunternehmerregelung?

Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?

• Verminderte Bürokratie: Als Kleinunternehmer müssen Sie keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt tätigen.
• Privatkunden profitieren von einem Preisvorteil: Ein Kleinunternehmer kann nämlich aufgrund der wegfallenden Umsatzsteuer interessanter sein als eventuell umsatzsteuerpflichtige Wettbewerber.

Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

• Man bekommt schnell ein Image verpasst als „kleiner Fisch“.
• Sie besitzen nicht die Möglichkeit, des Vorsteuerabzugs. Dies bedeutet, wenn Sie als Kleinunternehmer Waren kaufen, können Sie sich die Mehrwertsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen.

Wann lohnt sich die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG?

• Sie nur einen geringen Wareneinsatz haben werden.
• Sie erst einmal mit Vorsicht in die Selbstständigkeit starten möchten, beispielsweise als Nebenerwerb.
• Sie hauptsächlich Privatkunden bedienen.

Was muss ich als Kleinunternehmer bei der Erstellung von Rechnungen beachten?

Neben dem Vorsteuerabzug entfällt für Kleinunternehmer auch der Ausweis der Umsatzsteuer sowie die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf erstellten Rechnungen. Würden Sie als Kleinunternehmer trotzdem auf Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen, gehen Sie hierbei ein großes Risiko ein. Mit Urteil vom 25.09.2013 (Az.: XI R 41/12) kommt der Bundesfinanzhof nämlich in seiner Entscheidung zu dem Schluss, dass es nicht erlaubt ist, den Steuerbetrag gesondert auszuweisen, wenn man dazu nicht berechtigt ist, beispielsweise als Kleinunternehmer. Tut man dies dennoch, schuldet man sogar gemäß § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG den ausgewiesenen Betrag.

Zudem müssen Sie unbedingt die Anwendung vom §19 UStG in der Rechnung in Form eines Hinweises mitangeben.

Was passiert, wenn meine Umsätze steigen?

Wie schon ausgeführt, gelten Umsatzgrenzen für das vergangene Jahr von 22.000 Euro und für das laufende Geschäftsjahr von 50.000 Euro. Würde ein Kleinunternehmer diese beiden Schwellenwerte überschreiten, fällt er automatisch aus der Kleinunternehmerregelung heraus. Konkret bedeutet dies:

Überschreitung der Umsatzgrenze im folgenden Geschäftsjahr

Würde ein Kleinunternehmer im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 16.000 Euro erzielen, rechnet aber im darauffolgenden Geschäftsjahr mit einem Umsatz von 55.000 Euro, darf er im Folgejahr also nicht mehr als Kleinunternehmer fungieren.

Überschreitung der Umsatzgrenze im laufenden Geschäftsjahr

Würde ein Kleinunternehmer im laufenden Geschäftsjahr unerwarteterweise die Umsatzgrenze überschreiten, beispielsweise mit 25.000 Euro, ist er im folgenden Geschäftsjahr automatisch regelbesteuert.

Hinweis:

Sie brauchen keine Angst bei der Überschreitung der Umsatzgrenze zu haben, denn eine rückwirkende Aberkennung der Kleinunternehmerregelung ist nicht zu befürchten. Auch dann nicht, wenn Sie die Umsatzgrenze im laufenden Geschäftsjahr unerwartet überschreiten würden.

Fazit zur Kleinunternehmerreglung

Ob Sie sich letztlich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden oder nicht, hängt von einigen Fragen ab, die Sie sich im Vorfeld stellen sollten:

• Möchten Sie beispielsweise nur ein Nebengewerbe betreiben oder sind Sie Vollerwerbsgründer?
• Welche Kundengruppen (B2B oder B2C) beliefern Sie hauptsächlich?
• Besitzen die voraussichtlichen Betriebsausgaben einen Vorsteuerabzug?

Sind Sie Vollerwerbsgründer, lohnt sich in der Regel eine Kleinunternehmerregelung nicht. Selbst dann nicht, wenn Ihr Umsatz im ersten oder zweiten Jahr unter 22.000 Euro bleibt. Früher oder später werden Sie höchstwahrscheinlich zur Regelbesteuerung wechseln müssen und somit würde dann auch der Preisvorteil für Ihre Kunden wegfallen.

Selbst im Nebengewerbe lohnt sich die Kleinunternehmerregelung erst, wenn Sie hauptsächlich im B2C-Bereich tätig sind und auch nur an Privatkunden verkaufen.