Die Kleinunternehmerregelung
Höhe, Regelungen und Hinweise

Für viele Gründer stellt der hohe Verwaltungsaufwand eine große Hürde dar. Als Beispiele sind die Buchhaltung und umfangreichere Steuerpflichten zu nennen. Eine enorme Vereinfachung kann durch die sogenannte Kleinunternehmerregelung erreicht werden. Was darunter zu verstehen ist, unter welchen Voraussetzungen man von der Kleinunternehmerregelung profitieren kann und welche Vor- und Nachteile dies bringt, wird in diesem Beitrag dargestellt.

Was ist die Kleinunternehmer Regelung und wer kann sie nutzen?

Die Kleinunternehmerregelung hat ihren Ursprung im Umsatzsteuergesetz (UstG) und stellt eine steuerliche Ausnahmeregelung dar. Dort heißt es:„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“

Ein Unternehmer kommt also dann in in den Genuss der Kleinunternehmerregelung, wenn sein Gesamtumsatz im Gesamtunternehmen im Vorjahr die Umsatzgrenze von 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) nicht überstiegen hat, im laufenden Kalenderjahr mehr als 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird und er im Inland oder in den Zollfreigebieten im Sinne von  1 Abs. 3  UStG ansässig ist. Ist eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, so unterliegt der Unternehmer den allgemeinen Vorschriften des UStG. Die Grenze von 22.000 Euro gilt seit 2020, zuvor waren es 17.500 Euro. Die genannten Voraussetzungen sind abschließend, das heißt es müssen keine weiteren Voraussetzungen erfüllt werden. Damit ist das Nutzen der Kleinunternehmerregelung unabhängig von der Rechtsform, jede Rechtsform kann grundsätzlich von ihr profitieren.

Die Europäische Kommission plant ab 2022 neue Regelungen für Kleinunternehmer, die den Anwendungsbereich der Steuerbefreiung erweitern sollen. Es ist also gut möglich, dass ab dem kommenden Jahr noch mehr Unternehmer die Kleinunternehmerregelung nutzen können.

HINWEIS: Wenn die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, muss das explizit auf jeder Rechnung ausgewiesen werden! Der genaue Wortlaut ist dabei nicht vorgeschrieben, es muss aber klar ersichtlich werden, dass das Unternehmen unter die Kleinunternehmerreglung fällt. Wird diese Pflicht nicht erfüllt, droht Ärger mit dem Finanzamt.

Üblich sind folgende Formulierungen:

• Umsatzsteuer nicht ausgewiesen aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
• Nach §19 UStG („Kleinunternehmerregelung“) wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.
• Gemäß §19 UStG ist in dem ausgewiesenen Betrag auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer enthalten.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

• Durch die Kleinunternehmerregelung wird der bürokratische Aufwand für Unternehmer verringert: Sie müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Außerdem bleibt Ihnen die Brutto-Netto-Unterscheidung sowohl bei Ausgangsrechnungen als auch bei Ihren Betriebsausgaben erspart.
• Da keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, kann der Kleinunternehmer seine Produkte/Dienstleistungen günstiger anbieten. Dies kann einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz darstellen, die diesen “Kostenvorteil” nicht haben!

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

• der Vorteil, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, kann sich im laufe der Zeit jedoch auch als Nachteil herausstellen, was durch folgendes Beispiel erläutert wird: Kleinunternehmer A kann seine Produkte und Dienstleistungen günstiger anbieten als seine Konkurrenten B GmbH und C OHG. Das Hauptargument, weshalb sich seine Kunden für seine Produkte und Dienstleistungen entscheiden, liegt in den verhältnismäßig günstigen Preisen. Sein Unternehmen wächst daher stark an, im nächsten Jahr erreicht sein Umsatz die 50.000 Euro Grenze, sodass er nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung profitieren kann. Entsprechend muss er seine Preise erhöhen. Das Hauptverkaufsargument (günstige Preise) ist somit dahin, es sind andere Merkmale bzw. eine andere Geschäftstaktik erforderlich (beispielsweise bessere Qualität, mehr Auswahl) um keine Umsatzeinbußen zu erleiden.

• Auch aus Imagegründen kann das Nutzen der Kleinunternehmerregelung nachteilhaft sein. Fehlende Umsatzsteuerangaben auf Kleinunternehmer-Rechnungen erwecken bei manchen, vor allem Firmenkunden, den Eindruck, der Anbieter sei kein richtiger Profi.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert sobald die Grenze überschritten worden ist?

Sobald die Umsatzgrenze überschritten ist, kann der Unternehmer die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen.

Wer sollte die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?

Ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden sollte ist eine Einzelfallfrage, die jeder Unternehmer speziell für sich entscheiden muss. Am Besten wird das Vorgehen mit dem Steuerberater besprochen. Grundsätzlich gilt aber folgendes:

Sofern vorrangig Privatleute zu den Kunden gehören und keine hohen Ausgaben anfallen, eignet sich eher die Kleinunternehmerregelung.

Sofern vorrangig für/mit Firmenkunden gearbeitet wird und viele Ausgaben anfallen, sollte eher auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet werden.

Wie nimmt man die Kleinunternehmerreglung in Anspruch?

Für die Unternehmensgründung muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und an das zuständige Finanzamt geschickt werden. In diesem befindet sich ein Kästchen, dessen Ankreuzen die steuerliche Einordnung als Kleinunternehmer festlegt.

Sofern sich erst nach der Gründung für die Nutzung der Kleinunternehmerreglung entschieden wird, reicht hierfür ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt.

Was muss ich als Kleinunternehmer an Steuern zahlen?

Bezüglich der Steuerpflichten von Kleinunternehmern sind einige Besonderheiten zu beachten.

Allen voran ist die Befreiung von der Umsatzsteuer zu nennen. Häufig fällt auch keine Gewerbesteuer an. Dies ist der Fall, wenn der Jahresumsatz unter 24.500 Euro liegt (Stand: 2021).

Eine Steuer, die hingegen wie im Fall der Regelbesteuerung erhoben wird, ist die Einkommenssteuer. Die Höhe dieser Steuer ist nicht abhängig vom Umsatz, sondern vom Gewinn.

Im Ergebnis bedeutet das für die Steuererklärung folgendes:

• Es ist eine “normale” Einkommenssteuererklärung erforderlich.
• auch die Umsatzsteuererklärung ist verpflichtend.
• der Gewinn ist per Einnahmenüberschussrechnung zu berechnen.

Auch hier sollten Fragen vorab mit dem Steuerberater geklärt werden.