Nachweisgesetz 2022: Pflichtangaben im Arbeitsvertrag - Rechte & Bußgelder

Seit dem 1. August 2022 muss der Nachweis der Arbeitsbedingungen 15 Pflichtangaben enthalten, statt zuvor 10. Verstöße gegen das Nachweisgesetz, kurz NachwG, sind Ordnungswidrigkeiten und können mit Bußgeldern bis zu 2.000 € pro Verstoß geahndet werden. Die zunächst strenge Papierform-Pflicht wurde entschärft: Seit dem 1. Januar 2025 genügt in den meisten Branchen die Textform, etwa ein PDF per E-Mail, geregelt im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Es begründet keine Pflicht zur schriftlichen Vertragsurkunde, wohl aber eine Pflicht zur Dokumentation bestimmter Vertragsinhalte.

Die 15 Pflichtangaben nach NachwG 2022

Seit dem 01.08.2022 zählt § 2 Abs. 1 NachwG 15 Pflichtangaben auf. Zuvor waren es 10. Das Gesetz staffelt die Fristen in drei Stufen: Kernangaben am ersten Arbeitstag, weitere Angaben binnen 7 Kalendertagen, der Rest binnen eines Monats nach Arbeitsbeginn.

Formerfordernis: Schriftform bis 2024, seit 2025 genügt meist die Textform

Die Reform 2022 brachte zunächst eine strenge Formvorgabe: Der Nachweis musste in Schriftform erteilt werden, also als unterschriebene Urkunde in Papierform. Eine E-Mail mit PDF-Anhang genügte nicht. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde diese Vorgabe zum 1. Januar 2025 entschärft. Seitdem gilt (§ 2 Abs. 1 NachwG):

• Textform genügt: Der Nachweis kann elektronisch übermittelt werden, etwa als PDF per E-Mail
• Bedingungen: Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können. Der Arbeitgeber muss mit der Übermittlung zur Erteilung eines Empfangsnachweises auffordern
• Anspruch auf Papierform: Der Arbeitnehmer kann weiterhin jederzeit eine unterschriebene schriftliche Fassung verlangen
• Ausnahme: In Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, unter anderem Baugewerbe, Gaststätten, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft, bleibt die Schriftform Pflicht

Bußgeld: Bis zu 2.000 € pro Verstoß

§ 4 NachwG n.F. ist im deutschen Arbeitsrecht eine Neuerung: Der Verstoß gegen die Nachweispflicht ist jetzt eine Ordnungswidrigkeit. Zuständig für die Verfolgung sind die nach Landesrecht bestimmten Behörden, in der Regel die Arbeitsschutzbehörden der Länder. Bußgelder sind bis dato selten ausgesprochen worden. Die rechtliche Grundlage ist aber vorhanden.

Bestehende Arbeitsverhältnisse: Was gilt für alte Verträge?

Das NachwG 2022 gilt nicht nur für neue Arbeitsverhältnisse. Für vor dem 01.08.2022 begründete Arbeitsverhältnisse gilt:

• Der Arbeitnehmer kann jederzeit einen aktualisierten Nachweis verlangen
• Der Arbeitgeber muss dann innerhalb von 7 Tagen die Kernangaben (Nrn. 1–10) aktualisiert aushändigen
• Die restlichen Angaben (Nrn. 11–15) müssen innerhalb von einem Monat nachgereicht werden

Was Arbeitnehmer jetzt tun sollten

1. Ihren Arbeitsvertrag auf Vollständigkeit prüfen

   Vergleichen Sie Ihren Vertrag mit der Tabelle oben. Fehlen Angaben zu Probezeit, Überstunden, Fortbildung oder Kündigungsverfahren?
2. Form prüfen

   Haben Sie eine unterschriebene Papier-Ausfertigung oder (seit 2025) ein speicher- und ausdruckbares elektronisches Dokument erhalten? In den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG bleibt die Papierform Pflicht, und Sie können sie in jedem Fall verlangen.
3. Aktualisierten Nachweis anfordern

   Bei Altverträgen: schriftlich einen NachwG-konformen Nachweis bei der Personalabteilung anfordern. Der Arbeitgeber hat dann 7 Tage Zeit.
4. Bei Verweigerung: Rechtsweg

   Wenn der Arbeitgeber die Ausstellung verweigert oder unvollständige Unterlagen liefert: Meldung der Ordnungswidrigkeit bei der zuständigen Arbeitsschutzbehörde oder Klage beim Arbeitsgericht auf Ausstellung des Nachweises.

Besondere Fallgruppen

Aushilfskräfte und Minijobber

Das NachwG gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Die frühere Ausnahme für vorübergehende Aushilfen von höchstens einem Monat wurde mit der Reform gestrichen. Seit dem 01.08.2022 gilt die Nachweispflicht auch für kurzfristige Aushilfsverhältnisse (§ 1 NachwG).

Leiharbeitnehmer

Bei Leiharbeit ist der Verleiher, also das Zeitarbeitsunternehmen, der Arbeitgeber. Der Nachweis muss vom Verleiher ausgestellt werden, einschließlich der neuen Pflichtangaben. Das Entleihunternehmen ist nicht zur Ausstellung verpflichtet.

Arbeitsverträge mit Auslandsbezug

Wird ein Arbeitnehmer längere Zeit im Ausland tätig, müssen zusätzliche Angaben gemacht werden: Land/Länder des Auslandseinsatzes, Dauer, Währung der Vergütung, Rückkehrbedingungen (§ 2 Abs. 2 NachwG n.F.).

Fazit zum Thema Nachweisgesetz 2022

Seit dem 01.08.2022 muss Ihr Arbeitgeber 15 Pflichtangaben nachweisen, die Kernangaben zu Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit schon am ersten Arbeitstag. Ein mündlicher Vertrag bleibt wirksam, doch ohne ordnungsgemäßen Nachweis riskiert der Arbeitgeber ein Bußgeld bis 2.000 € pro Verstoß und trägt im Streitfall die Beweislast. Seit dem 01.01.2025 genügt in den meisten Branchen ein speicher- und ausdruckbares PDF, die Papierform können Sie aber weiterhin verlangen. Vergleichen Sie Ihren Vertrag mit der Tabelle und fordern Sie bei Altverträgen schriftlich einen aktualisierten Nachweis an, den der Arbeitgeber binnen 7 Tagen liefern muss. Verweigert er die Ausstellung, hilft die Arbeitsschutzbehörde oder eine Klage beim Arbeitsgericht, die Sie vorher anwaltlich prüfen lassen sollten.

JuraRat.de Redaktion · Rechtsstand geprüft am 21.07.2026