- Seit 01.08.2022: 15 Pflichtangaben im Arbeitsnachweis (§ 2 NachwG).
- Verstöße gegen NachwG: Bußgeld bis 2.000 € pro Verstoß möglich.
- Seit 01.01.2025 genügt meist die Textform; Papierform auf Verlangen.
Seit dem 1. August 2022 muss der Nachweis der Arbeitsbedingungen 15 Pflichtangaben enthalten, statt zuvor 10. Verstöße gegen das Nachweisgesetz (NachwG) sind Ordnungswidrigkeiten und können mit Bußgeldern bis zu 2.000 € pro Verstoß geahndet werden. Die zunächst strenge Papierform-Pflicht wurde entschärft: Seit dem 1. Januar 2025 genügt in den meisten Branchen die Textform, etwa ein PDF per E-Mail (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
EU-Richtlinie 2019/1152 umgesetzt
Deutschland war verpflichtet, die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen bis August 2022 in nationales Recht umzusetzen. Das Ergebnis: ein erheblich erweiterter Pflichtenkatalog für Arbeitgeber und neue Rechte für Arbeitnehmer.
Was ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Es begründet keine Pflicht zur schriftlichen Vertragsurkunde, wohl aber eine Pflicht zur Dokumentation bestimmter Vertragsinhalte.
Ein mündlicher Arbeitsvertrag ist grundsätzlich wirksam. Das NachwG verpflichtet aber dazu, die wesentlichen Bedingungen schriftlich nachzuweisen. Viele Arbeitgeber erfüllen beide Pflichten in einer einzigen Vertragsurkunde; das ist die empfohlene Praxis.
Die 15 Pflichtangaben nach NachwG 2022
Seit dem 01.08.2022 zählt § 2 Abs. 1 NachwG 15 Pflichtangaben auf; zuvor waren es 10. Das Gesetz staffelt die Fristen in drei Stufen: Kernangaben am ersten Arbeitstag, weitere Angaben binnen 7 Kalendertagen, der Rest binnen eines Monats nach Arbeitsbeginn.
| # | Pflichtangabe | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift der Vertragsparteien | 1. Arbeitstag | Bisher |
| 2 | Beginn des Arbeitsverhältnisses | 7 Kalendertage | Bisher |
| 3 | Bei befristetem Arbeitsverhältnis: Enddatum oder vorhersehbare Dauer | 7 Kalendertage | Bisher |
| 4 | Arbeitsort bzw. Hinweis auf wechselnde oder frei wählbare Arbeitsorte | 7 Kalendertage | Bisher |
| 5 | Kurze Tätigkeitsbeschreibung / Berufsbezeichnung | 7 Kalendertage | Bisher |
| 6 | Dauer der Probezeit (falls vereinbart) | 7 Kalendertage | Neu 2022 |
| 7 | Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts inkl. Überstundenvergütung, Zuschlägen, Prämien, Fälligkeit und Art der Auszahlung | 1. Arbeitstag | Erweitert |
| 8 | Vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten; bei Schichtarbeit: Schichtsystem und -rhythmus | 1. Arbeitstag | Erweitert |
| 9 | Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG): Referenzstunden, Referenztage, Ankündigungsfrist | 7 Kalendertage | Neu 2022 |
| 10 | Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart) | 7 Kalendertage | Neu 2022 |
| 11 | Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs | 1 Monat | Bisher |
| 12 | Anspruch auf Fortbildung (falls vom Arbeitgeber bereitgestellt) | 1 Monat | Neu 2022 |
| 13 | Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung (falls zutreffend) | 1 Monat | Neu 2022 |
| 14 | Verfahren bei Kündigung (Schriftform, Fristen, Klagefrist nach § 4 KSchG) | 1 Monat | Neu 2022 |
| 15 | Anwendbare Tarifverträge oder Betriebs-/Dienstvereinbarungen (Benennung ausreichend) | 1 Monat | Bisher |
Spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme müssen die Angaben zu Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit (Nrn. 1, 7 und 8) vorliegen (§ 2 Abs. 1 NachwG). Der vollständige Arbeitsvertrag sollte daher immer vor oder am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden; dann sind alle drei Friststufen automatisch gewahrt.
Formerfordernis: Schriftform bis 2024 – seit 2025 genügt meist die Textform
Die Reform 2022 brachte zunächst eine strenge Formvorgabe: Der Nachweis musste in Schriftform erteilt werden, also als unterschriebene Urkunde in Papierform; eine E-Mail mit PDF-Anhang genügte nicht. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde diese Vorgabe zum 1. Januar 2025 entschärft. Seitdem gilt (§ 2 Abs. 1 NachwG):
- Textform genügt: Der Nachweis kann elektronisch übermittelt werden, etwa als PDF per E-Mail
- Bedingungen: Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können; der Arbeitgeber muss mit der Übermittlung zur Erteilung eines Empfangsnachweises auffordern
- Anspruch auf Papierform: Der Arbeitnehmer kann weiterhin jederzeit eine unterschriebene schriftliche Fassung verlangen
- Ausnahme: In Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG (u. a. Baugewerbe, Gaststätten, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft) bleibt die Schriftform Pflicht
Für Nachweise, die zwischen dem 01.08.2022 und dem 31.12.2024 zu erteilen waren, galt noch die strenge Schriftform; ein einfaches PDF erfüllte die Pflicht damals nicht. Erst seit dem 01.01.2025 genügt in den meisten Branchen die elektronische Übermittlung unter den oben genannten Bedingungen.
Bußgeld: Bis zu 2.000 € pro Verstoß
§ 4 NachwG n.F. ist im deutschen Arbeitsrecht eine Neuerung: Der Verstoß gegen die Nachweispflicht ist jetzt eine Ordnungswidrigkeit. Zuständig für die Verfolgung sind die nach Landesrecht bestimmten Behörden, in der Regel die Arbeitsschutzbehörden der Länder. Bußgelder sind bis dato selten ausgesprochen worden; die rechtliche Grundlage ist aber vorhanden.
Kann ein Arbeitgeber keinen ordnungsgemäßen Nachweis vorlegen, kann dies im Streitfall beweisrechtlich gegen ihn gewertet werden. Wenn der Arbeitnehmer günstigere Arbeitsbedingungen behauptet als im (mangelhaften) Nachweis angegeben, muss der Arbeitgeber das Gegenteil beweisen.
Bestehende Arbeitsverhältnisse: Was gilt für alte Verträge?
Das NachwG 2022 gilt nicht nur für neue Arbeitsverhältnisse. Für vor dem 01.08.2022 begründete Arbeitsverhältnisse gilt:
- Der Arbeitnehmer kann jederzeit einen aktualisierten Nachweis verlangen
- Der Arbeitgeber muss dann innerhalb von 7 Tagen die Kernangaben (Nrn. 1–10) aktualisiert aushändigen
- Die restlichen Angaben (Nrn. 11–15) müssen innerhalb von einem Monat nachgereicht werden
Wenn Sie seit vor August 2022 beschäftigt sind und Ihren alten Vertrag noch nicht aktualisiert haben: Sie können jederzeit schriftlich einen NachwG-konformen Nachweis verlangen. Der Arbeitgeber ist dann zur Ausstellung verpflichtet.
Was Arbeitnehmer jetzt tun sollten
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Ihren Arbeitsvertrag auf Vollständigkeit prüfenVergleichen Sie Ihren Vertrag mit der Tabelle oben. Fehlen Angaben zu Probezeit, Überstunden, Fortbildung oder Kündigungsverfahren?
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Form prüfenHaben Sie eine unterschriebene Papier-Ausfertigung oder (seit 2025) ein speicher- und ausdruckbares elektronisches Dokument erhalten? In den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG bleibt die Papierform Pflicht, und Sie können sie in jedem Fall verlangen.
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Aktualisierten Nachweis anfordernBei Altverträgen: schriftlich einen NachwG-konformen Nachweis bei der Personalabteilung anfordern. Der Arbeitgeber hat dann 7 Tage Zeit.
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Bei Verweigerung: RechtswegWenn der Arbeitgeber die Ausstellung verweigert oder unvollständige Unterlagen liefert: Meldung der Ordnungswidrigkeit bei der zuständigen Arbeitsschutzbehörde oder Klage beim Arbeitsgericht auf Ausstellung des Nachweises.
Besondere Fallgruppen
Aushilfskräfte und Minijobber
Das NachwG gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Die frühere Ausnahme für vorübergehende Aushilfen von höchstens einem Monat wurde mit der Reform gestrichen; seit dem 01.08.2022 gilt die Nachweispflicht auch für kurzfristige Aushilfsverhältnisse (§ 1 NachwG).
Leiharbeitnehmer
Bei Leiharbeit ist der Verleiher (Zeitarbeitsunternehmen) der Arbeitgeber. Der Nachweis muss vom Verleiher ausgestellt werden, einschließlich der neuen Pflichtangaben. Das Entleihunternehmen ist nicht zur Ausstellung verpflichtet.
Arbeitsverträge mit Auslandsbezug
Wird ein Arbeitnehmer längere Zeit im Ausland tätig, müssen zusätzliche Angaben gemacht werden: Land/Länder des Auslandseinsatzes, Dauer, Währung der Vergütung, Rückkehrbedingungen (§ 2 Abs. 2 NachwG n.F.).
Arbeitsvertrag generator für NachwG-konforme Verträge
Unser Arbeitsvertrag-Generator enthält alle 15 Pflichtangaben nach dem NachwG 2022 und erfüllt auch das strenge Schriftformerfordernis.
Zur Arbeitsvertrag-VorlageWenn der Arbeitsvertrag steht, aber im laufenden Arbeitsverhältnis Probleme entstehen: Unser Ratgeber erklärt, wie eine Abmahnung wirksam bestritten werden kann und welche Fristen und Sonderschutzrechte bei einer Kündigung in der Probezeit zu beachten sind.