Handelsregisterauszug: Definition, Antrag & Kosten

Handelsregisterauszüge sind wesentliche Dokumente für viele geschäftliche Prozesse, von der Gründung neuer Unternehmen bis zur Überprüfung potenzieller Geschäftspartner. In diesem umfassenden Ratgeber erläutern wir alles, was Sie zum Thema Handelsregisterauszug wissen müssen.

Wir erklären Ihnen, was genau unter einem Handelsregisterauszug verstanden wird, was darin enthalten ist und wie die Kostenstruktur sowohl für gedruckte als auch elektronische Format aussieht. 

Was ist das Handelsregister?

Als Handelsregister wird ein öffentliches Verzeichnis verstanden, welches alle angemeldeten bzw. eingetragenen Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) oder Einzelkaufleute im Bezirk vom zuständigen Registergericht enthält. Sie ist gem. § 8 HRV elektronisch von den Gerichten zu führen.

Als Rechtsgrundlage für die Führung des Handelsregisters dient die Handelsregisterverordnung (HRV). Die Eintragungen enthalten Informationen wie über die wesentlich rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse – auch genannt Tatsachen – der jeweiligen Kaufleute und Gesellschaften. 

Was versteht man unter Handelsregisterauszug?

Ein Handelsregisterauszug ist ein offizielles Dokument, das Auskunft über die wesentlichen Aspekte eines im Handelsregister eingetragenen Unternehmens gibt. Diese Angaben umfassen unter anderem den Firmennamen, den Geschäftszweck, den Unternehmenssitz und Informationen über Kapital und Vertretungsregelungen. 

Was steht in einem Handelsregisterauszug?

Ein Handelsregisterauszug enthält folgende Angaben:

• Anzahl der bisherigen Eintragungen
• Angaben zur Firma:
  • Name
  • Sitz, Niederlassung, Zweigniederlassungen
  • Gegenstand des Unternehmens
• Grund- oder Stammkapital
• Allgemeine Vertretungsregeln
• Prokura
• Rechtsform, Beginn, Satzung oder Gesellschaftsvertrag
• Tag der letzten Eintragung

Um sich ein besseres Bild von einem Handelsregisterauszug machen zu können, haben wir Ihnen ein Muster des Amtsgerichts Düsseldorf angehangen.

Wer kann einen Handelsregisterauszug einsehen?

Der Handelsregisterauszug kann von jedermann gem. § 9 Abs. 1 HRV eingesehen werden. Es wird daher kein persönlicher Sachbereich gefordert.

Wo kann ein Handelsregisterauszug beantragt werden?

Es kann beim zuständigen Amtsgericht in der Abteilung „Handelsregister“ gegen eine Gebühr persönlich oder schriftlich beantragt werden. Dabei kann das Gericht entweder einfache oder amtliche Ausdrucke dem Beantragten auf dem postalischen Wege schicken oder eine unbeglaubigte oder beglaubigte Datei auf dem elektronischen Wege übermitteln.

Wenn jedoch keine Datei oder kein Ausdruck vom Gericht benötigt wird, so kann der Beantragende auch über das gemeinsame Registerportal der Länder am elektronischen Registerabrufverfahren über die Suchfunktion in ganz Deutschland nach den eingetragenen Unternehmen bzw. Kaufleuten suchen. Dies sogar auch ohne die Registernummer und den Firmensitz.

Der Handelsregisterauszug und die eventuelle Liste der Gesellschafter wird dann als PDF-Datei als Upload bereitgestellt und kann dann von den Beantragenden ausgedruckt, gespeichert oder je nachdem, was er möchte, gemacht werden.
Um diese Suchfunktion in Anspruch zu nehmen, müssen Sie sich zuvor kostenlos registrieren.

Hierbei werden Abrufgebühren gem. Nr. 1140, 1141 des Gesetzes über Kosten in Angelegenheiten der Justizverwaltung (JVKostG) erhoben.

Wie viel kostet ein Handelsregisterauszug?

Die Kosten für den Erhalt eines Handelsregisterauszugs können je nach Umfang und Art des gewünschten Dokuments variieren. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen. 

Kosten für einen Handelsregisterauszug in Papierform 

Die Kosten für einen Handelsregisterauszug in Papierform betragen in der Regel rund 10 Euro. Dies beinhaltet in der Regel sowohl die Gebühren für die Erstellung des Auszugs als auch die Versandkosten. Denken Sie daran, dass das Dokument per Post geschickt wird und die Lieferzeiten von Ihrem Standort abhängen können. 

Kosten für einen elektronischen Handelsregisterauszug 

Ein elektronischer Handelsregisterauszug ist oft günstiger und kostet in der Regel rund 5 Euro. Diese Auszüge sind schnell und einfach online zugänglich. Allerdings kann es beim Onlinezugriff auf bestimmte Dateien zusätzliche Gebühren geben. 

Gebührenfreiheit und Gebührenermäßigung 

In bestimmten Fällen können Sie auch einen kostenlosen oder ermäßigten Handelsregisterauszug erhalten. So sind etwa gemeinnützige Organisationen oft von den Gebühren befreit. Diese Ausnahme gilt allerdings nicht automatisch, sondern nur auf Antrag und nach Prüfung der jeweiligen Umstände durch das zuständige Registergericht. Auch in einigen besonderen Situationen, etwa im Fall von Insolvenzverfahren, kann eine Gebührenermäßigung in Betracht kommen.  

Fazit: Der Handelsregisterauszug im Überblick

Der Handelsregisterauszug ist also ein unverzichtbares Instrument für die Entscheidungsfindung im Wirtschaftsleben, indem er umfassende Informationen über Unternehmen bereitstellt. Mit ihm kann man die Gesamtsituation eines Unternehmens bewerten, von seiner Führung bis hin zu seiner finanziellen und rechtlichen Position. Obwohl Kosten entstehen können, besteht auch die Möglichkeit der Gebührenfreiheit oder ermäßigten Gebühren.