Nebenkosten: Definition, Abrechnung, Prüfung & Rechte

Der Krieg in der Ukraine ist in aller Munde und damit einhergehend auch die hohen Energiepreise. Bestenfalls haben Sie keine gravierende Nachzahlung für das Jahr 2022 erhalten. Grund hierfür kann die Gaspreisbremse sein, die den extremen Preisanstieg gedeckelt hat. In jedem Fall aber lohnt es sich, die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen, denn nicht immer ist diese korrekt. Im nachfolgenden Ratgeber erfahren Sie alles rund um die Nebenkostenabrechnung und was Sie im Falle einer falschen Nebenkostenabrechnung unternehmen können.

Was sind Nebenkosten?

Unter den meisten Menschen gelten die Nebenkosten als zweite Miete. Im Durchschnitt zahlt jeder Mieter monatlich rund 2,20 Euro je Quadratmeter an Nebenkosten. Dies entspricht bei einer 70 Quadratmeter-Wohnung gut und gerne 150 Euro. Für die meisten Mieter ist es ganz selbstverständlich, die Nebenkosten zu leisten. Dennoch herrscht immer noch viel Unklarheit über die Begriffe Nebenkosten, Wasserkosten, Heizkosten, Betriebskosten, Kaltmiete, Warmmiete und Warmwasserkosten.

Unter die Nebenkosten fallen in der Regel Heizkosten, Wasser- und Abwasserkosten, Müllabfuhr, Aufzug, Hausmeister-Service, anteilige Grundsteuer, ggf. Straßenreinigung und Winterdienst, Gebäudeversicherung & Allgemeinstrom.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Selbst, wenn viele Menschen die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten als Synonym nutzen: Zwischen den beiden Begriffen gibt es einen kleinen und feinen Unterschied. Die Betriebskosten sind nämlich Kosten, die regelmäßig anfallen und die zur Kaltmiete hinzukommen. Hierbei handelt es sich um Ausgaben, die bei der Vermietung und beim Betrieb einer Immobilie anfallen. Diese Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen.

Streng genommen sind Nebenkosten deshalb eigentlich nur Ausgaben, die Eigentümer beziehungsweise Vermieter nicht auf eine Mietpartei umlegen dürfen. Hierzu gehören beispielsweise bestimmte Renovierungsarbeiten oder auch Kontoführungsgebühren des Vermieters. Auch, wenn oft die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten synonym verwandt werden, ist es für Sie als Mieter dennoch wichtig, den Unterschied – insbesondere bei der Jahresabschlussrechnung – zu kennen.

Welche Nebenkosten muss ein Mieter zahlen?

Zu den Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten gehören alle Ausgaben, die mit der Nutzung einer Wohnung einhergehen. Dies können etwa Kosten sein, die bei der Nutzung des Grundstücks oder des Gebäudes anfallen. Vermieter können diese Kosten auf Mieter umlegen. Nicht erlaubt ist es jedoch, unter anderem diverse Beitragszahlungen für eine Mitgliedschaft im Haus- und Grundeigentümerverein oder die Beauftragung einer Hausverwaltung auf die Mieter umzulegen.

Folgende umlagefähige Betriebskosten gibt es:

• Betriebskosten zur Gebäudereinigung
• Kosten für Grundsteuer
• Heizkosten
• Betriebskosten für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebühren für Abwasser
• Betriebskosten für eventuelle Schädlingsbeseitigung
• Betriebskosten für Beleuchtung
• Warmwasserkosten
• Betriebskosten für Antenne, Fernsehen oder Kabelanschluss
• Kosten für den Hausmeister
• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherung
• Betriebskosten für einen Aufzug
• Betriebskosten für Gartenpflege
• Betriebskosten für einen eventuellen gemeinschaftlichen Waschraum

Welche Nebenkosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden?

In § 1 Abs. 2 BetrKV ist geregelt, welche Kosten der Vermieter selbst tragen muss. Hierunter fallen zum Beispiel verschiedene Verwaltungsarbeiten. Alle Verwaltungsarbeiten, die der Vermieter mit den Mietwohnungen hat, gehören nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten. Dazu gehören auch eventuelle Arbeitskräfte, die er mit der Verwaltungsarbeit beschäftigt. Ebenso sind Beiträge zur Mietausfallversicherung, Kosten für einen Steuerberater oder auch die Haus- und Mietrechtsschutzversicherung nicht umlagefähig.

Instandsetzung oder Instandhaltungskosten gelten generell nicht als Betriebskosten. Heizungsreparaturen oder ein Austausch eines völlig abgenutzten Fußbodens darf der Vermieter nicht als Betriebskosten umlegen. Dies ist nämlich Sache des Vermieters, die Wohnung instand zu halten und defekte Bestandteile der Wohnung zu reparieren (§ 535 Abs. 1 BGB).

Welche Nebenkosten zahlt man pro Person?

Halten Sie nach einem neuen Zuhause Ausschau, sollten Sie nicht nur der Kaution Beachtung schenken. Auch die Kaltmiete sowie die Nebenkosten, die sich dann zusätzlich noch zur Kaltmiete hinzugesellen, sollten im Auge behalten werden. Diese Kosten wirken sich stark auf die Attraktivität des Objektes aus. Folgende Nebenkosten fallen für eine Person an:

• Welche Betriebskosten Sie zahlen, entscheidet der Vermieter. Dies kann sich natürlich je nach Vermieter und Objekt entsprechend auf die Höhe der Nebenkosten auswirken. Über die gezahlten Nebenkosten erhalten Sie eine jährliche Nebenkostenabrechnung, anhand der Sie genau überprüfen können, welche Positionen hier berechnet wurden.
• Wie hoch die Nebenkosten ausfallen, ist in Deutschland abhängig von den jeweils anfallenden Betriebskosten, die der Vermieter zu leisten hat. Neben Strom zählen hierzu genauso gut Heizkosten, Wasser, verschiedene Positionen der Grundsteuer, eventuell Aufzugkosten und Abfallentsorgung.
• Möchten Sie eine Wohnung anmieten, mit einer Größe von circa 50 Quadratmetern, so müssen Sie mit etwa 300 Euro Nebenkosten im Monat für eine Person rechnen. Auch dieser Wert kann natürlich von Wohnung zu Wohnung variieren.
• Laut einer Statistik betrugen im Jahr 2020 die Nebenkosten circa 2-3 € je Quadratmeter. Mittlerweile ist dieser Betrag jedoch schon auf 6 € den Quadratmeter gestiegen.

Zu beachten:

Die Nebenkosten bleiben nicht immer gleich – sie können sich jährlich erhöhen, aber auch verringern. Gründe hierfür können sein, dass Sie entweder weniger Wasser und Strom verbrauchen oder dass etwa die Grundsteuer angepasst wurde.

Wie kann die Nebenkostenabrechnung überprüft werden?

Gemäß § 259 Abs. 1 BGB haben Sie als Mieter das Recht, alle Originalbelege zu den Betriebskosten einzusehen. Der Fachbegriff hierfür nennt sich „Belegeinsicht“. Zudem dürfen Sie sich sogar Nachweise zeigen lassen, dass die Kosten tatsächlich gezahlt wurden. Dies ist allerdings sehr aufwendig, da Sie zunächst einmal einen Termin mit Ihrem Vermieter beziehungsweise der Hausverwaltung vereinbaren müssen. Verpflichtet, Ihnen Ihre Fragen zur Nebenkostenabrechnung zu beantworten, ist der Vermieter allerdings nicht (vgl. AG Wiesbaden, Urteil vom 15.11.2013, AZ. 93 C 3906/12).

Außerdem dürfen Sie auch nicht verlangen, Kopien von verschiedenen Abrechnungsbelegen mitzunehmen. Auch gegen eine Gebühr würde das nicht funktionieren. Eine einzige Ausnahme gibt es jedoch, nämlich dann, wenn der Vermieter weit entfernt wohnt (BGH, Urteil vom 08.03.2006, AZ. VIII ZR 78/05). Andersherum würde es allerdings auch nicht ausreichen, wenn der Vermieter Ihnen nur Kopien zuschickt und die Einsicht in die Originale verweigert (BGH, Urteil vom 15.12.2021, AZ. VIII ZR 66/20). Wichtig zu wissen ist es, wenn Ihr Vermieter Ihnen die Einsicht in die Originalbelege verweigert, dass Sie zunächst die laufenden Vorauszahlungen einstellen dürfen (BGH, Beschluss vom 26.10.2021, AZ. VIII ZR 150/20).

Tipp: Gegebenenfalls können Sie sich mit Ihren Nachbarn im Haus auseinandersetzen und nachfragen, ob sie eventuell auch nachzahlen müssen. Dann können Sie gemeinsam Einsicht in die Originalbelege einfordern.

Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung anfechten?

Auch heute noch kursiert der Irrglaube, dass mit der Zahlung der Nebenkostennachzahlung die Abrechnung des Vermieters akzeptiert wird. Dies ist allerdings nicht korrekt. Auch wenn Sie als Mieter vorerst einmal die Nachzahlung leisten, heißt dies nicht, dass Sie die Abrechnung später nicht noch beanstanden können. Hierzu haben Mieter zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit. Haben Sie schon bei der ersten Sichtung der Nebenkostenabrechnung ein ungutes Gefühl und sind der Meinung, dass die Abrechnung zu hoch ist, empfiehlt es sich, die Nachzahlung zunächst unter Vorbehalt zu leisten.

Eine Zahlung unter Vorbehalt erleichtert Ihnen auch später die Rückholung Ihres zu viel gezahlten Geldes. Auf jeden Fall sollten Sie nicht auf die Idee kommen, einfach gar keine Zahlung zu leisten, da Sie der Meinung sind, dass die Nebenkostenabrechnung zu hoch ist. Sie sind nämlich als Mieter in der Pflicht, nach Zugang der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen eine eventuelle Nachzahlung zu regulieren. Gehen Sie dem nicht nach, handeln Sie pflichtwidrig.

Möchten Sie einen Widerspruch beim Vermieter einlegen, muss dies schriftlich geschehen. Außerdem muss aus dem Widerspruch klar hervorgehen, gegen welche Punkte Sie sich beschweren. Eine reine Behauptung, dass die Abrechnung des Vermieters falsch sei, reicht nicht aus. Auch Verdächtigungen oder Vermutungen haben in einem Widerspruch nichts zu suchen.

Wie hoch darf eine Erhöhung der Nebenkosten ausfallen?

Es kann viele Gründe geben, weshalb sich die Nebenkosten erhöhen. Entweder ist die Gebäudeversicherung teurer geworden, die Hausmeisterin darf sich eines höheren Gehalts erfreuen oder die Heizkosten sind gestiegen. Damit hohe Nachzahlungen – auf beiden Seiten – vermieden werden, hat der Vermieter das Recht, gemäß § 560 Abs. 4 BGB die Vorauszahlung der Nebenkosten entsprechend anzupassen. Dies geschieht allerdings nicht aus heiterem Himmel, sondern darüber muss er Sie schriftlich in Kenntnis setzen. Stimmen Sie als Mieter der Erhöhung zu, können Sie Ihren Dauerauftrag anpassen.

Als Grundlage für diese Berechnung wird immer die jährliche Betriebskostenabrechnung herangezogen. Haben Sie also eine Nebenkostenabrechnung erhalten, auf die Sie nachzahlen müssen, hat der Vermieter das Recht, die Vorauszahlungen anzupassen. Die Berechnung hierzu erfolgt aus der Differenz und wird durch 12 geteilt.

Berechnungsbeispiel:

Im Vorjahr wurden monatlich 150 Euro an Nebenkosten gezahlt. Die Nachzahlung der Nebenkosten beläuft sich auf 300 Euro. Nun könnte Ihr Vermieter die Nebenkosten auf 175 Euro erhöhen (300 Euro / 12 Monate = 25 € zzgl. 150 Euro).

So verhält es sich allerdings auch, wenn Sie ein Guthaben erhalten haben. Sie erhalten die Differenz ausgezahlt und die Nebenkosten werden entsprechend geringer angesetzt – es sei denn, der Vermieter kann 100%ig garantieren, dass die Nebenkosten wieder steigen werden. Wichtig ist nur zu beachten, dass die Erhöhungen beziehungsweise Anpassungen auch in einem angemessenen Verhältnis zur Abrechnung stehen. Deshalb sollten Sie die Nebenkostenabrechnung überprüfen und die Differenz herausfinden, um sagen zu können, ob die monatliche neue Anpassung gerechtfertigt ist. Sind Sie sich hierbei unsicher, können Sie sich auch Hilfe im Mieterschutzverein holen.

Fazit: Es lohnt sich, die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen

Folgt man seriösen Schätzungen, sind rund 50 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen mit Fehlern behaftet. Oftmals werden dann die Mieter, aufgrund von Fehlern des Vermieters, zur Kasse gebeten. Deshalb zahlt es sich immer aus, der Nebenkostenabrechnung große Beachtung zukommen zu lassen, denn die Anfechtung einer Nebenkostenabrechnung kann bares Geld einbringen. In einigen Fällen sind das sogar mehrere hundert Euro.

Dies dürfte als Entschädigung der Unannehmlichkeiten, hinsichtlich der Einsichtnahme von Belegen, ausreichen. Außerdem können Sie noch prüfen, ob in Ihrer Rechtsschutzversicherung ein Mietrechtsschutz besteht, der sogar die Prüfung der Nebenkostenabrechnung beinhaltet. Des Weiteren ist es sicherlich nicht falsch, sich mit den anderen Mietern auszutauschen und sich gegebenenfalls zu verbünden. So sparen Sie sich Nerven und Kosten.