Nebenkostenabrechnung Muster: inklusive Word- und PDF-Vorlage

Häufig zahlt der Mieter monatlich die Betriebskosten im Voraus. Da diese in der Regel nicht pauschal, sondern auf tatsächlichen Verbrauch abgerechnet wird, muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung aufstellen.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Eine Nebenkostenabrechnung ist auch noch unter dem Begriff „Betriebskostenabrechnung“ bekannt. Näheres über die Nebenkosten ist im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt. In § 535 Abs. 1 S. 3 BGB ist von „Lasten“ die Rede. Die Kosten, die auf die Mietsache entfallen, hat der Vermieter zu tragen. Die sogenannten Lasten sind demnach die Betriebs- bzw. Nebenkosten, die letztendlich auf der Nebenkostenabrechnung stehen.

In der Nebenkostenabrechnung sind alle Ausgaben aufgeführt, die nicht explizit mit der verabredeten Miete erfasst wurden. Unter diesen Ausgaben wird nochmals zwischen kalten und warmen Nebenkosten unterschieden. Zu den warmen Nebenkosten zählen alle Kosten, die in Verbindung mit der Warmwasseraufbereitung oder der Heizung zu tun haben. Alle anderen anfallenden Kosten gehören zu den kalten Nebenkosten.

Allgemein bekannt ist, dass die Nebenkosten nur aus laufenden Kosten bestehen dürfen. Ein einmalig fälliger Betrag würde das Aufnehmen in die Nebenkostenabrechnung nicht rechtfertigen. Zu den ganz gewöhnlichen Nebenkosten zählen Hausreinigung oder Kehrwochen.

Betriebskosten oder Nebenkosten?

Zu den Nebenkosten zählen alle Kosten, die dem Vermieter durch die Instandhaltung, den Besitz, Kosten für Reparaturen, Steuern, die Wartung der Heizung, den Hausmeister etc. seines Wohneigentums betreffend entstehen. In § 556 BGB steht geschrieben, dass ein Vermieter ein Teil dieser Kosten auf den Mieter umlegen kann.

Diese Kosten, die der Vermieter sich vom Mieter wiederholen kann, sind sogenannte umlagefähige Nebenkosten – also Betriebskosten. Die meisten Menschen sprechen von einer Nebenkostenabrechnung. Allerdings ist die Abrechnung, die unzählige Mieter jährlich bekommen, eine Betriebskostenabrechnung.

Zu den Betriebskosten gehören Kosten, die dem Vermieter regelmäßig entstehen. Betriebskosten umfassen beispielsweise jährliche Wartungsarbeiten. Nebenkosten wären z. B. Reparaturen; diese kann der Vermieter nicht umlegen. In der Betriebskostenverordnung ist explizit geregelt, welche Kosten der Vermieter grundsätzlich auf den Mieter umlegen kann.

Hierzu existieren 17 verschiedene Kostenpositionen. Alles, was hier nicht festgehalten ist, darf der Vermieter auch nicht auf den Mieter umlegen. Die 17 Punkte lauten folgendermaßen:

Entwässerungskosten
Grundsteuer
Wasserversorgungskosten
Kosten für Warmwasser
Kosten für Heizung
Kosten für einen Aufzug
Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
Kosten für Bekämpfung von Ungeziefer und Gebäudereinigung
Müllbeseitigungs- und Straßenreinigungskosten
Beleuchtungskosten
Kosten für die Schornsteinreinigung
Sach- und Haftpflichtversicherungskosten
Kosten für den Hausmeister
Kosten für die Einrichtung und den Betrieb von Wäschepflege
Kosten für Breitbandverteiler oder Gemeinschafts-Antennenanlage
sonstige Nebenkosten

Sonstige Nebenkosten? Was genau fällt denn darunter? Häufig sorgt dieser Posten für Unklarheiten. Wie bei allen anderen Posten der Betriebskostenabrechnung auch, darf der Vermieter nur Posten auflisten, die auch regelmäßig entstanden sind. Was genau dazu gehört, muss im Mietvertrag festgehalten werden. Sonstige Betriebskosten können beispielsweise die Kosten für eine Wartung von Blitzableitern oder Feuerlöschern sein. Auch der Betrieb eines Schwimmbades oder Sauna gehören zu den sonstigen Betriebskosten.

Kosten, die nichts in einer Nebenkostenabrechnung zu suchen haben

Welche Posten in eine Nebenkostenabrechnung gehören, wurde oben bereits erläutert. Doch welche Posten zählen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten? Die Auflösung kommt jetzt:

Grunderwerbsteuer
Instandhaltungskosten
Rechtsschutz
Einkommensteuer
Reparaturkosten
Verwaltungskosten
Hausratversicherung
Anschlussgebühren

Fazit: Nebenkostenabrechnung Muster

Eine Nebenkostenabrechnung muss einen strukturierten und klaren Aufbau besitzen. Ein Mieter muss eindeutig erkennen können, um was es sich bei welchem Posten handelt. Kann ein Mieter einen Kostenpunkt nicht nachvollziehen, hat er das Recht, die Abrechnungsunterlagen zu sichten. Auch sollte aus der Nebenkostenabrechnung hervorgehen, welcher Abrechnungszeitpunkt zugrunde gelegt wurde.

Außerdem muss eine Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes beim Mieter vorliegen. Würde Ihnen als Mieter erst später diese Abrechnung zugehen, sind Sie nicht mehr verpflichtet, die Kosten zu tragen. In diesem Fall würde der Vermieter auf seinen Kosten sitzen bleiben.

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Wie erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten?

Nur wenn im Mietvertrag entsprechende Vereinbarungen geregelt sind, hat der Vermieter auch ein Recht, die Nebenkosten vom Mieter zurückzubekommen. Es sollten also verständliche und genaue Angaben über die zu zahlenden Arten der Nebenkosten im Mietvertrag formuliert sein. Meistens geht aus dem Mietvertrag auch hervor, welcher Verteilerschlüssel zur Abrechnung der Nebenkosten angewandt wird. Der Verteilerschlüssel sagt aus, wie hoch der Anteil an den Gesamtkosten für einen Mieter ist.

Insgesamt hat der Vermieter die Möglichkeit, mittels 4 Varianten die Gesamtkosten auf die Mietparteien zu verteilen: Haushaltsgröße, Wohnfläche und Anteil oder Verbrauch an den gesamten Wohneinheiten. Welcher Umlageschlüssel sich ergibt, hängt davon ab, welche Möglichkeit der Vermieter wählt.

Beispiel: Legt der Vermieter den Umlageschlüssel „Wohneinheiten“ zugrunde, wäre in einem 4-Parteien-Wohnhaus der Faktor bzw. Verteilerschlüssel von 0,25 einschlägig. Dies bedeutet, dass jede Mieteinheit ¼ der Gesamtkosten zu tragen hat.

Eine Abrechnung auf Grundlage des Verbrauchs wäre allerdings gerechter. Möglich ist es auch, unterschiedliche Umlageschlüssel miteinander zu verbinden. Wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde, dann wird in den meisten Fällen nach Wohnfläche abgerechnet.

Heizkosten bilden bei der Abrechnung jedoch eine Ausnahme. Heizkosten dürfen nämlich nicht – wie die anderen Betriebskosten – pauschal abgerechnet werden. Es besteht die Pflicht, diese Kosten mindestens 50 % und maximal 70 % verbrauchsabhängig abzurechnen. Deswegen benötigt auch jeder Heizkörper einen einzelnen Verbrauchszähler. Wer jetzt also sparsam heizt, kann so seine Nebenkostenabrechnung positiv beeinflussen.

Geltende Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Wie schon erwähnt, hat der Vermieter 12 Monate Zeit, seine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Die Frist beginnt zu laufen, wenn der Abrechnungszeitraum beendet ist. Für das Kalenderjahr 2022 müsste der Vermieter also bis spätestens zum 31.12.2023 seine Nebenkostenabrechnung erstellt haben.

Wenn der Vermieter die Frist nicht einhält, verfällt sein Zahlungsanspruch gegenüber dem Mieter. Aber Vorsicht: Das gilt nicht umgekehrt! Auch nach einem verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung haben Sie ein Recht darauf, zu viel gezahlte Beträge zurückzuerhalten!

Welche Form muss eine Nebenkostenabrechnung haben?

In der Regel unterliegen Nebenkostenabrechnungen keiner besonders vorgeschriebenen Form. Die Nebenkostenabrechnung ist gültig, sobald sie die genannten Mindestinhalte enthält und die Abrechnung dem Mieter auch rechtzeitig zugestellt wurde. Mietwohnungen mit Preisbindungen allerdings stellen eine wichtige Ausnahme dar. Bei diesen Wohnungen handelt es sich beispielsweise um öffentlich geförderten Wohnraum oder Sozialwohnungen. Hier muss der Vermieter darauf achten, dass die Nebenkostenabrechnung in einer vereinfachten Schriftform erfolgt (siehe hierzu § 126 BGB). Des Weiteren muss eine Erklärung zu den einzelnen Posten vorhanden sein. Die schriftliche Abfassung sollte nicht nur einheitlich, sondern auch vom Aussteller persönlich unterschrieben sein. Auch erlaubt: Eine zertifizierte Software mit elektronischer Signatur.

Für Wohnungen, die keiner Preisbindung unterliegen, sondern dem freien Markt zuzuordnen sind, gibt es keine spezielle Form. Die Abrechnung sollte lediglich schriftlich zugestellt werden. Eine Unterschrift ist in diesem Fall entbehrlich.

Hat der Vermieter einen Anspruch auf höhere Miete bei gestiegenen Mietnebenkosten?

Die Antwort lautet: nein. Nur wegen gestiegenen Nebenkosten allein, hat der Vermieter kein Recht, die Miete zu erhöhen. Vielmehr kommt es darauf an, was im Mietvertrag geregelt wurde. In § 560 BGB steht dazu geschrieben, dass der Vermieter nur die Miete erhöhen darf, wenn die Betriebskosten im Mietvertrag als Pauschale festgelegt wurden. Anderenfalls hat der Vermieter kein Recht dazu, die Miete aufgrund gestiegener Nebenkosten zu erhöhen.

Merke: Eine Mieterhöhung wegen zunehmender Nebenkosten ist von Seiten des Vermieters nur zulässig, wenn eine Nebenkostenvorauszahlung oder Nebenkostenpauschale vereinbart wurde (§ 560 BGB).