Wohnungsübergabeprotokoll: Ratgeber, PDF- & Word-Vorlage
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Wer eine Wohnung, ein Haus oder eine Gewerbeimmobilie vermietet, möchte sie in einem guten Zustand zurückerhalten. Der Mieter ist bei Rückgabe daran interessiert, seine geleistete Kaution vollständig zurückbekommen. In einem Wohnungsübergabeprotokoll wird der Zustand der Mietsache beim Aus- beziehungsweise Einzug dokumentiert. Das Protokoll gibt beiden Seiten die Sicherheit, dass der jeweils andere Vertragspartner später keine Ansprüche stellt. Für ein solches Protokoll müssen einige Dinge beachtet werden.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Das Übergabeprotokoll, auch Wohnungsübergabeprotokoll, ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand eines Mietobjekts bei der Übergabe oder Rückgabe an den Mieter beziehungsweise den Vermieter dokumentiert. Es dient dazu, vom Mieter verursachte Schäden zu dokumentieren beziehungsweise den Mieter vor Zahlungen zu schützen. In dem Protokoll werden bei der Übergabe deshalb auch Mängel dokumentiert, die schon zum Zeitpunkt des Einzugs vorhanden sein. Das können zum Beispiel Kratzer im Boden sein, Schäden an den Fliesen oder sonstigem Inventar. Gesetzliche Vorschriften für ein solches Wohnungsübergabeprotokoll gibt es nicht, aber es hat vor Gericht Beweiskraft.
Wozu verwendet man ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll hat das Ziel, Streit bei der Übergabe eines Mietobjekts vorzubeugen. Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, empfehlen Immobilienverbände und der Deutsche Mieterbund Vermietern und Mietern, ein solches Protokoll anzufertigen. Es kann bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung Beweiskraft haben, etwa wenn es darum geht, wer für etwaige Schäden verantwortlich ist. Nach Erstellung des Protokolls sind Vermieter und Mieter, insofern es unterschrieben ist, an die aufgeführten Feststellungen gebunden.
Kommt es zur Schadenersatzforderung nach Mietende, kann der Vermieter diese bei seinem Mieter geltend machen. Bestanden diese Schäden oder Mängel bereits zum Zeitpunkt des Einzugs, können Vermieter die Beseitigung dieser Mängel nicht ohne Weiteres verlangen. Streitigkeit gibt es vor allem im Bereich der Renovierung. Deshalb ist es essenziell, im Wohnungsübergabeprotokoll den Zustand festzuhalten. Neben dem Protokoll spielt es bei der Frage nach der Renovierung auch eine Rolle, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Ein Vermieter darf keine komplette Renovierung verlangen, wenn die Mietsache renovierungsbedürftig übergeben wurde.
Was passiert, wenn offensichtliche Mängel im Übergabeprotokoll übersehen wurden?
Bei offensichtlichen Mängeln kann der Mieter nichts tun, denn er hat den Zustand der Wohnung im Übergabeprotokoll akzeptiert. Damit ist er spätestens beim Auszug für Schäden verantwortlich, die er vielleicht gar nicht verursacht hat. Er darf deshalb nicht eigenmächtig die Miete mindern. Umso wichtiger ist es für Mieter, sich die Wohnung bei einer Übergabe ganz genau anzuschauen. Das gilt selbst für Neubauwohnungen. Dort bestehen zwar in der Regel keine Gebrauchsspuren, aber dafür können Bauchmängel vorhanden sein. Täuscht ein Mieter einen Vermieter arglistig, verschweigt also beim Auszug einen Schaden, den er verursacht hat, kann der Vermieter das Wohnungsübergabeprotokoll anfechten.
Was passiert, wenn Mängel erst nach dem Übergabeprotokoll entdeckt werden?
Nicht alle Schäden sind sofort ersichtlich. Man spricht in der Regel dann von verdeckten Schäden. Ein Vermieter stellt beispielsweise fest, dass der Kühlschrank nicht mehr richtig kühlt. Beim Übergabeprotokoll war er leer, ein kurzer Test ergab, dass er scheinbar funktioniert. Vermieter müssen in diesem Fall ihre Ex-Mieter schnell zur Nachbesserung auffordern. Nach Auszug und Übergabeprotokoll beginnt die Verjährungsfrist. Diese liegen in der Regel bei sechs Monaten.
Das ist im BGB im Paragrafen 548 geregelt. In der Aufforderung zur Beseitigung des Schadens muss der Vermieter eine Frist setzen, die angemessen sein muss. Wird diese nicht eingehalten, darf der Vermieter ein Unternehmen beauftragen, den Schaden zu beseitigen. Die Kosten darf er von der Kaution einbehalten. Lehnt der Mieter eine Schadensbeseitigung ab, kann der Vermieter eine Klage einreichen oder einen sogenannten Mahnbescheid beantragen.
Verhandeln Mieter und Vermieter über einen Schaden, dann ist die Verjährung gehemmt, das heißt die Verjährungsfrist läuft nicht weiter. Ist man sich einig, beginnt die Verjährungsfrist wieder. Will der frühere Mieter gar nicht mehr mit dem Vermieter kommunizieren, kann der Anspruch frühestens drei Monate nach Ende der Hemmung verjähren (Paragraf 203). Siegt die Klage eines Vermieters, besteht ein vollstreckbarer Titel, der erst nach 30 Jahren verjährt.
Entdeckt ein Mieter beim Einzug schwerwiegende Mängel wie zum Beispiel Ungeziefer, defekte Geräte, eine defekte Heizung oder Schimmel, so muss er dem Vermieter sofort diese Mängel anzeigen und eine Frist ansetzen. Auch diese Frist muss verhältnismäßig sein. Der Vermieter muss diese Mängel beseitigen. Bei verdeckten kleineren Mängeln gilt für beide, dass sie die andere Partei sofort informieren muss. Sie können dann nachträglich ins Protokoll aufgenommen werden. Will das eine Partei nicht, hilft der Gang zum Rechtsanwalt. Ein verdeckter kleiner Mangel könnte beispielsweise eine nicht funktionierende Steckdose sein.
Was passiert, wenn das Wohnungsübergabeprotokoll fertig ist?
Ist der Rundgang zu Ende, sollten sich beide Parteien das Protokoll vor Ort noch mal durchlesen. Das Wohnungsübergabeprotokoll ist nur gültig, wenn es von Vermieter und Mieter unterschrieben ist. Erfolgt die Unterschrift, erhalten beide Parteien vor Ort ein Exemplar. Ohne schriftliches Dokument sollte der Mieter den Übergabetermin nicht verlassen. Am besten weist der Mieter deshalb schon bei der Terminvereinbarung darauf hin, dass er gleich ein Exemplar mitnehmen möchte. Da das Dokument unterschrieben Beweiskraft hat, sollten sich alle Beteiligten Zeit für den Termin nehmen.
Was schreibt man in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Neben den Schäden und bestehenden Mängel sollten in einem Übergabeprotokoll auch alle Zählerstände dokumentiert werden für Wasser, Heizung, Gas und Strom. Im Idealfall macht man von den Zählern noch jeweils ein Foto. Wenn ein Heizöltank vorhanden ist, sollte auch dokumentiert werden, wie viel Liter Öl noch vorhanden sind. Am besten klären Vermieter und Mieter bei dem Termin auch, wer diese Zählerstände an die Energieversorger meldet.
Das Protokoll sollte Aufschluss darüber geben, wie viele Schlüssel an den Mieter übergeben werden. Der zukünftige Mieter sollte die Funktion von Wasserhähnen überprüfen und notieren, wenn die Wasserhähne tropfen. Funktionieren Lichtschalter nicht, dann ist das auch zu dokumentieren. Will der Vermieter noch Schönheitsreparaturen bis zum Einzug vornehmen, so sollte genau niedergeschrieben werden, welche Reparaturen noch gemacht werden.
Wann sollte man ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen?
Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte vor dem Einzug bei der Wohnungsübergabe angefertigt werden. Darin enthalten sein sollte zunächst der Zeitpunkt der Übergabe mit Datum und Anschrift. Das Protokoll muss den Zustand der Wohnung dokumentieren und sollte deshalb auch Fotos enthalten. Diese Fotos können nach dem Auszug beweisen, dass Mängel bereits bestanden und Forderungen des Vermieters nicht rechtens sind. Zugleich ist das Übergabeprotokoll aber auch für Vermieter eine Absicherung, damit diese nicht auf Schäden an ihrem Eigentum sitzenbleiben.
Was kann passieren, wenn kein Übergabeprotokoll verfasst wird?
Wird kein Wohnungsübergabeprotokoll angefertigt, kann dies für beide Seiten zu Problemen führen, denn es bestehen keine Nachweise, die den Zustand der Mietsache dokumentieren. Neben dem Datum sollte vermerkt werden, mit welcher Ausstattung eine Mietsache übergeben wird. Das heißt, zunächst sind alle Wohnräume aufzuzählen, aber auch andere Räume, die zur Mietsache gehören wie Keller, Dachboden, Waschküche, Garage oder Parkplatz. Ist eine Küche enthalten, so sollte genau aufgelistet sein, welche Schränke und Elektrogroßgeräte mit welcher Ausstattung montiert sind. Im Zweifel ist es auch wichtig, ob im Backofen Backbleche sind oder nicht.
Auch andere Möbel, zum Beispiel Einbauschränke oder die fest eingebaute Garderobe, der Spiegel im Badezimmer oder die Armaturen im Bad, sollten aufgezählt werden. Ein besonders Augenmerk sollte den Böden, Wänden, Türen und Fenster und Leisten gelten, weswegen beiden Parteien empfohlen wird, Dritte als Zeugen zu einer Übergabe mitzunehmen. Mieter und Vermieter sollten in Begleitung persönlich anwesend sein. Gemeinsam sollten alle Schäden dokumentiert werden. Flecken im Teppich gehören ebenso ins Protokoll wie Dellen im Parkett, Kratzer im Laminat oder Löcher in den Fliesen. Das Dokument sollte für jeden Raum möglichst ganz genau sein.
Unser kostenloses Muster: Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage
Wohnungsübergabeprotokoll
zwischen
… (Name, Adresse einfügen)
nachfolgend Vermieter/in
und
… (Name, Adresse einfügen)
nachfolgend Mieter/in
Zustand der Wohnung
1.1 Allgemeiner Zustand: [Beschreibung des allgemeinen Zustands der Wohnung]
1.2 Räume:
Küche: [Beschreibung des Zustands, z.B. Zustand der Einrichtung, Geräte, Bodenbeläge, Wände, Decken, Türen, Fenster]
Wohnzimmer: [wie oben]
Schlafzimmer 1: [wie oben]
Schlafzimmer 2: [wie oben]
Badezimmer: [wie oben]
Weitere Räume: [wie oben]
1.3 Balkon/Terrasse/Garten: [Beschreibung des Zustands, wenn vorhanden]
Inventar
2.1 Küche: [Auflistung und Zustand des vorhandenen Inventars, z.B. Kühlschrank, Herd, Mikrowelle, etc.]
2.2 Weitere Räume: [wie oben]
Schlüssel
4.1 Anzahl der übergebenen Schlüssel: [Anzahl und Art der Schlüssel, z.B. Wohnungsschlüssel, Kellerschlüssel, etc.]
Sonstige Bemerkungen
5.1 [Hinweise zu Reparaturen oder zu Mängeln, die während der Übergabe festgestellt wurden.]
5.2 [Hinweise zu getroffenen Vereinbarungen, z.B. Reparaturvereinbarungen oder Vereinbarungen über die Entfernung von zurückgelassenen Gegenständen.]
Die Wohnung wurde vom Mieter [in einem ordnungsgemäßen Zustand / nicht in einem ordnungsgemäßen Zustand] zurückgegeben. [Weitere Anmerkungen]
Ort, Datum Unterschrift Mieter/in
………………………… …………………………
Ort, Datum Unterschrift Vermieter/in
………………………… …………………………
Fazit zum Wohnungsübergabeprotokoll
Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein unverzichtbares Instrument für Mieter und Vermieter. Es dokumentiert den Zustand des Mietobjekts bei Übergabe und Rückgabe und dient als Beweismittel bei Streitigkeiten. Indem offensichtliche und verdeckte Mängel festgehalten werden, schützt es den Mieter vor ungerechtfertigten Forderungen. Das Protokoll sollte von beiden Parteien sorgfältig geprüft und unterschrieben werden. Ohne ein solches Protokoll können beide Parteien in rechtlichen Schwierigkeiten landen, denn der Zustand der Mietsache ist nicht dokumentiert.
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Häufig gestellte Fragen rund um das Wohnungsübergabeprotokoll
Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen für Sie gesammelt und beantwortet!
Was muss ein Wohnungsübergabeprotokoll enthalten?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll sollte detailliert den Zustand der Wohnung bei der Übergabe dokumentieren. Dazu gehören unter anderem:
- Eine genaue Beschreibung des Zustands aller Räume, einschließlich der Böden, Wände, Fenster und Türen. Hier sollten auch eventuelle Mängel und Schäden aufgeführt werden, wie zum Beispiel Kratzer im Boden, Schäden an Fliesen oder sonstigem Inventar.
- Eine Aufzählung des vorhandenen Inventars und dessen Zustand, zum Beispiel Küchengeräte, Möbel und Einbauten.
- Die Zählerstände für Wasser, Heizung, Gas und Strom. Im Idealfall sollten auch Fotos von den Zählern gemacht werden.
- Informationen zur Anzahl der übergebenen Schlüssel.
- Eventuelle sonstige Bemerkungen, zum Beispiel zu geplanten Reparaturen oder zu während der Übergabe festgestellten Mängeln.
- Die Unterschriften von Vermieter und Mieter, die die Richtigkeit und Vollständigkeit der im Protokoll gemachten Angaben bestätigen.
Wer ist für das Wohnungsübergabeprotokoll zuständig?
Für das Erstellen des Wohnungsübergabeprotokolls sind sowohl der Mieter als auch der Vermieter zuständig. Bei der Übergabe der Wohnung sollten beide Parteien anwesend sein, um den Zustand der Wohnung gemeinsam zu begutachten und alle relevanten Details im Protokoll festzuhalten. Beide Parteien sollten das Protokoll unterschreiben, um dessen Gültigkeit zu bestätigen.