Umsatzsteuer-ID: Kleinunternehmer, Beantragung & Dauer

Grundsätzlich benötigt jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen innerhalb des europäischen Binnenmarktes anbietet oder erhält, zwingend eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (häufig abgekürzt als USt-IdNr.). Was es genau mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf sich hat, wie Unternehmer diese erhalten, welche Unternehmen von der Pflicht, eine USt-IdNr. zu führen, ausgenommen sind und wie sich die USt-IdNr. von anderen steuerrelevanten Kennziffern unterscheidet, wird in diesem Beitrag verständlich erläutert. Anschließend werden die häufigsten Fragen zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantwortet.

Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine Kennung, die aus einem Länderkennzeichen sowie 9 Ziffern besteht. Diese gewährleistet die eindeutige Kennzeichnung jedes Unternehmens innerhalb der EU.

Was ist der Unterschied zwischen der USt-IdNr und Steuernummer?

Für Verwirrung sorgt nicht selten, dass in Deutschland neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verschiedene weitere steuerrelevante „Nummern“ existieren: allen voran die Steuernummer sowie die Steuer-Identifikationsnummer.

Bei der Steuernummer handelt es sich um eine vom Finanzamt jeder steuerpflichtigen natürlichen oder juristischen Person zugeteilte Kennung. Jede natürliche oder juristische Person ist anhand dieser Nummer eindeutig identifizierbar.

2008 wurde darüber hinaus die Steuer-Identifikationsnummer eingeführt, um das deutsche Besteuerungssystem zu vereinfachen und Bürokratie abzubauen. Diese ist bundeseinheitlich und besteht aus elf zufällig zugewiesenen Ziffern.

Wann ist die USt-IdNr. notwendig?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist für alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes relevant. Sofern Waren oder Dienstleistungen an Geschäftskunden innerhalb der EU verkauft oder selbst in Anspruch genommen werden, ist eine USt-IdNr. erforderlich. Der Grund: Für eine ordnungsgemäße Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen EU-Ländern benötigen die zuständigen Behörden einheitliche Kennziffern. Ausgenommen hiervon sind deshalb Unternehmer, die nur innerhalb Deutschland Leistungen anbieten oder beziehen.

Weiterhin benötigen auch Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen zwar über Deutschlands Grenzen hinaus, jedoch nicht an andere Unternehmer, sondern nur an Privatpersonen verkaufen bzw. anbieten. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, sind von der Führung einer USt-IdNr. befreit. Kleinunternehmern steht es jedoch frei, eine USt-IdNr. zu führen, sofern Geschäftsbeziehungen mit „ausländischen“ Unternehmen aus der EU bestehen. Wenn Sie mehr zum Thema Kleinunternehmerregelung erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel hierzu.

Wenn ein Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt, ist diese einerseits auf Rechnungen anzugeben. Andererseits muss, sofern Ihr Unternehmen eine Website führt, diese auch zwingend im Impressum angegeben werden, § 5 TMG. Fehlt diese Angabe, so kann eine Abmahnung drohen.

Wie bekomme ich eine Umsatzsteuer-ID?

Anders als die Steuer-Identifikationsnummer, die grundsätzlich automatisch, also ohne Antrag, vom Finanzamt mitgeteilt wird, muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden. Achtung: Bevor Sie eine USt-IdNr. beantragen, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihnen noch keine USt-IdNr. zugeteilt wurde.

Wo kann eine USt-IdNr beantragt werden?

Der Antrag auf Erhalt der USt-IdNr. ist kostenfrei beim Bundeszentralamt für Steuern per Online-Formular zu stellen, siehe: https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=AB938A3E5E105ABD6538.

Eine weitere Möglichkeit ist die Beantragung per Mail über das Kontaktformular des Bundeszentralamts für Steuern oder per Post an

Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis.

Sofern Sie Ihr Unternehmen neu gründen, kann die USt-IdNr. direkt bei der Gründung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Dies muss dann im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung entsprechend angekreuzt werden.

Wie lange dauert es eine USt-IdNr. zu bekommen?

Sofern die USt-IdNr. ordnungsgemäß beantragt wurde, wird diese ausschließlich auf dem Postweg an das Unternehmen gesandt. Dies nimmt regelmäßig zwischen einem und zwei Monaten in Anspruch.

Wie sieht die Umsatzsteuernummer aus?

Die USt-IdNr. besteht stets aus einer Länderkennung (in Deutschland „DE“) und mehreren Ziffern. In Deutschland sind es in jedem Fall 9 Ziffern, in anderen Ländern besteht sie nur aus 8 (beispielsweise Dänemark oder Slowenien), in anderen aus 10 (beispielsweise Belgien, Polen oder Slowakei) oder mehr (Frankreich, Kroatien oder Niederlande) Ziffern. Für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen könnte die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer also beispielsweise so aussehen:

DE123456789

Wo finde ich meine UID?

Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer findet sich insbesondere auf Steuerbescheiden oder auf den eigenen Rechnungen.

Zusammenfassung: So kannst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen!

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss zwingend beantragt werden, sofern die oben beschriebenen Eigenschaften auf ihr Unternehmen zutreffen. Dies kann Online, per E-Mail über das Kontaktformular oder schriftlich an das Bundeszentralamt für Steuern erfolgen. Die einfachste Möglichkeit ist der Online-Antrag.