Nebenkostenabrechnung Vorlage: Ratgeber, Word- & PDF-Muster
Häufig zahlt der Mieter monatlich die Betriebskosten im Voraus. Da diese in der Regel nicht pauschal, sondern auf tatsächlichen Verbrauch abgerechnet wird, muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung aufstellen.
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Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung ist auch noch unter dem Begriff „Betriebskostenabrechnung“ bekannt. Näheres über die Nebenkosten ist im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) geregelt. In § 535 Abs. 1 S. 3 BGB ist von „Lasten“ die Rede. Die Kosten, die auf die Mietsache entfallen, hat der Vermieter zu tragen. Die sogenannten Lasten sind demnach die Betriebs- bzw. Nebenkosten, die letztendlich auf der Nebenkostenabrechnung stehen.
In der Nebenkostenabrechnung sind alle Ausgaben aufgeführt, die nicht explizit mit der verabredeten Miete erfasst wurden. Unter diesen Ausgaben wird nochmals zwischen kalten und warmen Nebenkosten unterschieden. Zu den warmen Nebenkosten zählen alle Kosten, die in Verbindung mit der Warmwasseraufbereitung oder der Heizung zu tun haben. Alle anderen anfallenden Kosten gehören zu den kalten Nebenkosten.
Allgemein bekannt ist, dass die Nebenkosten nur aus laufenden Kosten bestehen dürfen. Ein einmalig fälliger Betrag würde das Aufnehmen in die Nebenkostenabrechnung nicht rechtfertigen. Zu den ganz gewöhnlichen Nebenkosten zählen Hausreinigung oder Kehrwochen.
Was zählt zu den Nebenkosten?
Zu den Nebenkosten zählen alle Kosten, die dem Vermieter durch die Instandhaltung, den Besitz, Kosten für Reparaturen, Steuern, die Wartung der Heizung, den Hausmeister etc. seines Wohneigentums betreffend entstehen. In § 556 BGB steht geschrieben, dass ein Vermieter ein Teil dieser Kosten auf den Mieter umlegen kann.
Diese Kosten, die der Vermieter sich vom Mieter wiederholen kann, sind sogenannte umlagefähige Nebenkosten – also Betriebskosten. Die meisten Menschen sprechen von einer Nebenkostenabrechnung. Allerdings ist die Abrechnung, die unzählige Mieter jährlich bekommen, eine Betriebskostenabrechnung.
Was zählt zu den Betriebskosten?
Zu den Betriebskosten gehören Kosten, die dem Vermieter regelmäßig entstehen. Betriebskosten umfassen beispielsweise jährliche Wartungsarbeiten. Nebenkosten wären z. B. Reparaturen; diese kann der Vermieter nicht umlegen. In der Betriebskostenverordnung ist explizit geregelt, welche Kosten der Vermieter grundsätzlich auf den Mieter umlegen kann.
Hierzu existieren 17 verschiedene Kostenpositionen. Alles, was hier nicht festgehalten ist, darf der Vermieter auch nicht auf den Mieter umlegen. Die 17 Punkte lauten folgendermaßen:
- Entwässerungskosten
- Grundsteuer
- Wasserversorgungskosten
- Kosten für Warmwasser
- Kosten für Heizung
- Kosten für einen Aufzug
- Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Kosten für Bekämpfung von Ungeziefer und Gebäudereinigung
- Müllbeseitigungs- und Straßenreinigungskosten
- Beleuchtungskosten
- Kosten für die Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherungskosten
- Kosten für den Hausmeister
- Kosten für die Einrichtung und den Betrieb von Wäschepflege
- Kosten für Breitbandverteiler oder Gemeinschafts-Antennenanlage
- sonstige Nebenkosten
Sonstige Nebenkosten? Was genau fällt denn darunter? Häufig sorgt dieser Posten für Unklarheiten. Wie bei allen anderen Posten der Betriebskostenabrechnung auch, darf der Vermieter nur Posten auflisten, die auch regelmäßig entstanden sind. Was genau dazu gehört, muss im Mietvertrag festgehalten werden. Sonstige Betriebskosten können beispielsweise die Kosten für eine Wartung von Blitzableitern oder Feuerlöschern sein. Auch der Betrieb eines Schwimmbades oder Sauna gehören zu den sonstigen Betriebskosten.
Welche Kosten sind keine zulässigen Nebenkosten?
Welche Posten in eine Nebenkostenabrechnung gehören, wurde oben bereits erläutert. Doch welche Posten zählen zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten? Die Auflösung kommt jetzt:
- Grunderwerbsteuer
- Instandhaltungskosten
- Rechtsschutz
- Einkommensteuer
- Reparaturkosten
- Verwaltungskosten
- Hausratversicherung
- Anschlussgebühren
Welche Form muss eine Nebenkostenabrechnung haben?
In der Regel unterliegen Nebenkostenabrechnungen keiner besonders vorgeschriebenen Form. Die Nebenkostenabrechnung ist gültig, sobald sie die genannten Mindestinhalte enthält und die Abrechnung dem Mieter auch rechtzeitig zugestellt wurde. Mietwohnungen mit Preisbindungen allerdings stellen eine wichtige Ausnahme dar. Bei diesen Wohnungen handelt es sich beispielsweise um öffentlich geförderten Wohnraum oder Sozialwohnungen. Hier muss der Vermieter darauf achten, dass die Nebenkostenabrechnung in einer vereinfachten Schriftform erfolgt (siehe hierzu § 126 BGB). Des Weiteren muss eine Erklärung zu den einzelnen Posten vorhanden sein. Die schriftliche Abfassung sollte nicht nur einheitlich, sondern auch vom Aussteller persönlich unterschrieben sein. Auch erlaubt: Eine zertifizierte Software mit elektronischer Signatur.
Für Wohnungen, die keiner Preisbindung unterliegen, sondern dem freien Markt zuzuordnen sind, gibt es keine spezielle Form. Die Abrechnung sollte lediglich schriftlich zugestellt werden. Eine Unterschrift ist in diesem Fall entbehrlich.
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Wie schon erwähnt, hat der Vermieter 12 Monate Zeit, seine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Die Frist beginnt zu laufen, wenn der Abrechnungszeitraum beendet ist. Für das Kalenderjahr 2022 müsste der Vermieter also bis spätestens zum 31.12.2023 seine Nebenkostenabrechnung erstellt haben.
Wenn der Vermieter die Frist nicht einhält, verfällt sein Zahlungsanspruch gegenüber dem Mieter. Aber Vorsicht: Das gilt nicht umgekehrt! Auch nach einem verspäteten Zugang der Nebenkostenabrechnung haben Sie ein Recht darauf, zu viel gezahlte Beträge zurückzuerhalten!
Hat der Vermieter einen Anspruch auf höhere Miete bei gestiegenen Mietnebenkosten?
Die Antwort lautet: nein. Nur wegen gestiegenen Nebenkosten allein, hat der Vermieter kein Recht, die Miete zu erhöhen. Vielmehr kommt es darauf an, was im Mietvertrag geregelt wurde. In § 560 BGB steht dazu geschrieben, dass der Vermieter nur die Miete erhöhen darf, wenn die Betriebskosten im Mietvertrag als Pauschale festgelegt wurden. Anderenfalls hat der Vermieter kein Recht dazu, die Miete aufgrund gestiegener Nebenkosten zu erhöhen.
Merke: Eine Mieterhöhung wegen zunehmender Nebenkosten ist vonseiten des Vermieters nur zulässig, wenn eine Nebenkostenvorauszahlung oder Nebenkostenpauschale vereinbart wurde (§ 560 BGB).
Unser kostenloses Muster: Nebenkostenabrechnung Vorlage
Vermieter:
[Vollständiger Name und Adresse des Vermieters]
Mieter:
[Vollständiger Name und Adresse des Mieters]
Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] für die Immobilie in [genaue Adresse der Immobilie]
Sehr geehrte/r [Name des Mieters],
gemäß unserem Mietvertrag sind Sie verpflichtet, neben der Grundmiete auch die anfallenden Nebenkosten zu tragen. Nachfolgend finden Sie die Nebenkostenabrechnung für den oben genannten Zeitraum:
1. Gesamtbetrag der Nebenkostenvorauszahlungen
Der Gesamtbetrag der Nebenkostenvorauszahlungen im Abrechnungszeitraum beträgt [Gesamtbetrag der vom Mieter geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen].
2. Aufschlüsselung der Nebenkosten
2.1 Grundsteuer: [Betrag] Euro
2.2 Wasser/Abwasser: [Betrag] Euro
2.3 Heizung/Warmwasser: [Betrag] Euro
2.4 Müllabfuhr: [Betrag] Euro
2.5 Straßenreinigung: [Betrag] Euro
2.6 Gebäudeversicherung: [Betrag] Euro
2.7 Allgemeinstrom: [Betrag] Euro
2.8 Hausmeister: [Betrag] Euro
[Weitere Positionen nach Bedarf hinzufügen]
3. Gesamtbetrag der Nebenkosten
Der Gesamtbetrag der Nebenkosten im Abrechnungszeitraum beträgt [Gesamtbetrag der Nebenkosten].
4. Überzahlung/Unterdeckung
4.1 Daraus ergibt sich eine Überzahlung von [Betrag] Euro. Wir werden diesen Betrag auf Ihr Konto überweisen.
4.2 Bei einer Unterdeckung bitten wir Sie, den ausstehenden Betrag von [Betrag] Euro innerhalb von 30 Tagen auf unser Konto zu überweisen.
Bitte zögern Sie nicht, uns bei Fragen oder Unklarheiten zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Vermieters]
Unterschrift des Vermieters
…………………………
Fazit zur Nebenkostenabrechnung
Eine Nebenkostenabrechnung muss einen strukturierten und klaren Aufbau besitzen. Ein Mieter muss eindeutig erkennen können, um was es sich bei welchem Posten handelt. Kann ein Mieter einen Kostenpunkt nicht nachvollziehen, hat er das Recht, die Abrechnungsunterlagen zu sichten. Auch sollte aus der Nebenkostenabrechnung hervorgehen, welcher Abrechnungszeitpunkt zugrunde gelegt wurde.
Außerdem muss eine Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes beim Mieter vorliegen. Würde Ihnen als Mieter erst später diese Abrechnung zugehen, sind Sie nicht mehr verpflichtet, die Kosten zu tragen. In diesem Fall würde der Vermieter auf seinen Kosten sitzen bleiben.
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Häufig gestellte Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung
Wir haben die am häufigsten gestellten Fragen für Sie gesammelt und beantwortet!
Was darf in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden?
In der Nebenkostenabrechnung können alle Kosten aufgeführt werden, die dem Vermieter durch die Instandhaltung, den Besitz, Kosten für Reparaturen, Steuern, die Wartung der Heizung, den Hausmeister und Ähnliches entstehen. Gemäß § 556 BGB kann der Vermieter einen Teil dieser Kosten auf den Mieter umlegen. Es gibt 17 verschiedene Kostenpositionen, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) detailliert aufgelistet sind und die der Vermieter grundsätzlich auf den Mieter umlegen kann. Dazu gehören unter anderem Wasserversorgungskosten, Heiz- und Warmwasserkosten, Kosten für einen Aufzug, Müllbeseitigungs- und Straßenreinigungskosten und Kosten für den Hausmeister.
Wann muss die Nebenkostenabrechnung spätestens bei mir sein?
Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen. Würde die Abrechnung erst später beim Mieter eintreffen, wäre dieser nicht mehr verpflichtet, die Kosten zu tragen.
Ist der Vermieter verpflichtet die Nebenkostenabrechnung zu erklären?
Eine Nebenkostenabrechnung muss einen strukturierten und klaren Aufbau aufweisen, sodass der Mieter eindeutig erkennen kann, um welche Kosten es sich bei den einzelnen Posten handelt. Wenn ein Mieter einen Kostenpunkt nicht nachvollziehen kann, hat er das Recht, die Abrechnungsunterlagen einzusehen. Die Nebenkostenabrechnung muss also so gestaltet sein, dass der Mieter sie verstehen kann. Eine gesonderte Erklärungspflicht des Vermieters existiert allerdings nicht.
Welche Nebenkosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden?
Es gibt auch Kosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Dazu gehören unter anderem Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Kosten für die Verwaltung des Eigentums, Grunderwerbssteuern, Einkommensteuern und Kosten für eine Hausratversicherung. Diese Kosten sind nicht umlagefähig und dürfen daher nicht in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.