GmbH gründen Kosten: die Gründungskosten im Überblick

Wer eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen möchte, muss neben dem organisatorischen Aufwand auch die Kosten der Gründung beachten: Um im Rahmen des Gründungsprozesses keine „böse Überraschung“ zu erleben, sollten sich Existenzgründer daher schon vor der Gründung über die Kosten bewusst werden. Da sich die Gesamtkosten aus mehreren Positionen zusammensetzen, werden in diesem Beitrag die Gründungskosten einer GmbH aufgeschlüsselt und verständlich dargestellt. Außerdem wird in diesem Beitrag erklärt, wer die Gründungskosten der GmbH zu zahlen hat, wie sich die laufenden Kosten einer GmbH zusammensetzen und wie hoch diese in der Regel ausfallen.

Was benötigt man für die Gründung einer GmbH?

Eine GmbH Gründung erfordert eine Vielzahl von Schritten bzw. Maßnahmen, die ergriffen werden müssen: Da wir zu diesem Thema bereits einen ausführlichen Artikel verfasst haben, werden nachfolgend die wesentlichen Punkte in Kurzfassung erläutert. Zunächst ist eine umfangreiche Vorplanung erforderlich, innerhalb derer insbesondere der Zweck der Gesellschaft (die Geschäftsidee), die Personen und Anzahl der Gesellschafter sowie die Geschäftsführung der GmbH festgelegt werden sollten. Im nächsten Schritt sollte ein adäquater, das heißt rechtlich zulässiger und leicht wieder zu erkennender Name für die GmbH ausgewählt werden. Um zu verhindern, dass es aufgrund fehlerhafter Unternehmensnamen zu Verzögerungen im Gründungsprozess kommt, beispielsweise weil es schon eine gleichlautende Firma gibt, kann der gewünschte Name vorab von der IHK geprüft werden.

Weiterhin sollten etwaige bestehende Genehmigungspflichten überprüft werden: Solche existieren beispielsweise für Unternehmen in der Versicherungs-, Arzneimittelherstellungs- oder Baubranche.

Im Anschluss geht es „ans Eingemachte“: Der Gesellschaftsvertrag, häufig auch als „Satzung“ bezeichnet, bildet das Fundament und Herzstück der GmbH. Er muss aufgesetzt und anschließend notariell beurkundet werden.  In ihm werden die wichtigsten Rechte und Pflichten der Personen, die an der GmbH beteiligt sein sollen, festgehalten. Er beinhaltet insbesondere den Gegenstand des Unternehmens, den Firmensitz sowie die Zahl- und Nennbeträge der Geschäftsanteile der Gesellschafter. Häufig werden auch schon die Geschäftsführer der GmbH bei der Gründung im Gesellschaftsvertrag festgelegt, was jedoch nicht zwingend geschehen muss (vgl. § 6 Abs. 3 Satz 2 GmbH Gesetz).

Im Rahmen der anschließenden notariellen Beurkundung wird der Gesellschaftsvertrag den Gründergesellschaftern vorgelesen, anschließend muss der Gesellschaftsvertrag von allen Gesellschaftern unterschrieben werden. 

Außerdem sind Gründer einer GmbH verpflichtet, ein Bankkonto, das ausschließlich für die geschäftlichen Zwecke der GmbH verwendet wird, also ein Geschäftskonto, zu eröffnen. Je nach Größe bzw. Komplexität des Unternehmens kann es sich sogar anbieten, mehrere Geschäftskonten zu eröffnen, um einen besseren Überblick über die verschiedenen Zahlungsaus- und Eingänge zu behalten. Anschließend muss dann die Stammeinlage / Stammkapital der GmbH auf das Geschäftskonto eingezahlt werden, wobei insgesamt 25.000 Euro (voller Betrag) oder zumindest die Hälfte (12.500 Euro) erreicht werden müssen.

Mit einem Beleg der Zahlung ist ein erneuter Gang zum Notar notwendig. Dieser meldet die GmbH dann im Handelsregister an. Die Prüfung der eingereichten Dokumente und Eintragung der GmbH kann dabei beim Handelsregister einige Tage bis hin zu einigen Wochen dauern. Wird der für die Eintragung im Handelsregister fällige Geldbetrag bezahlt (zur Frage, wie hoch dieser ausfällt, wird weiter unten Stellung genommen), wird der Eintrag im Handelsregister veröffentlicht.

Ist all dies geschafft, muss noch ein Gewerbe angemeldet werden. Hierfür muss beim zuständigen Gewerbeamt ein entsprechender Antrag gestellt werden, für den es Formulare gibt. Mit der Gewerbeanmeldung beginnt automatisch und abhängig von der jeweiligen Tätigkeit die Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Mehr über die Gewerbeanmeldung erfahren!

Nach der Eintragung ins Handelsregister muss die GmbH noch dem Finanzamt zwecks steuerlicher Erfassung gemeldet werden. Das Finanzamt meldet sich in der Regel automatisch bei Ihnen, sobald das Gewerbe angemeldet wurde. Dies dauert regelmäßig 1 – 2 Wochen. Anschließend müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und dem zuständigen Finanzamt zurücksenden.

Was gehört zu den GmbH Gründungskosten?

Kosten fallen bei der GmbH Gründung an vielerlei Stellen an: Allen voran ist zunächst das Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro zu nennen, wobei im Zeitpunkt der Gründung zunächst die Einzahlung des hälftigen Betrages ausreichend ist (s.o.). Des Weiteren fallen ggf. Kosten für den Gesellschaftsvertrag an, sofern sich Gründer hierfür keinem Muster bedienen, sondern diesen individuell durch einen Anwalt verfassen lassen möchten. Ein weiterer großer Kostenpunkt sind die Notargebühren. Verhältnismäßig geringe Kosten verursacht die Gewerbeanmeldung, die Eintragung ins Handelsregister. Ferner fallen noch Kosten für sonstige Leistungen an, beispielsweise für Kopien, Ausdrucke oder Postversand.

Was kostet der Notar bei GmbH Gründung?

Die anfallenden Notarkosten sind abhängig von den konkreten Wünschen der Gesellschafter: Soll nicht mit einem Musterprotokoll gegründet werden, sondern stattdessen ein seitenlanger Gesellschaftsvertrag beurkundet werden, erhöhen sich die Kosten entsprechend, da dies einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand des Notars erfordert. Die Kosten der notariellen Beurkundung inklusive aller zusätzlicher in diesem Zusammenhang anfallenden Kosten (beispielsweise Dokuments- und Telekommunikationspauschale) belaufen sich regelmäßig auf 800-1100 Euro.

Was kostet die Gründung?

In Summe fallen regelmäßig folgende Kosten an:

• Bei Bedarf: Kosten für anwaltliche Beratung/Aufsetzen des Gesellschaftsvertrages: 500 – X €.
• Notarielle Beurkundung (inklusive Pauschalen für Post, Kopien, Telekommunikation etc.): 800 - 1200 €
• Handelsregisteranmeldung: 240 € bei Gründung mit Sacheinlage, 150 € bei Gründung mit Bareinlage.
• Gewerbeanmeldung: 30-40 €

Die Gesamtkosten für die GmbH-Gründung liegen somit in den meisten Fällen zwischen 1.000 – 1.500 €.

Achtung: Alle aufgezählten Kosten gelten für eine Ein-Mann-GmbH, die mit individuellem Gesellschaftsvertrag, also nicht mit Musterprotokoll gegründet wird. Wird eine GmbH mit mehreren Gesellschaftern gegründet, steigen die Kosten. Durch die Gründung mit Musterprotokoll können die Kosten hingegen gesenkt werden.

Wer trägt die Gründungskosten einer GmbH?

Die Gründungskosten sind grundsätzlich von den Gesellschaftern der GmbH zu übernehmen. In der Praxis beliebt und daher auch häufig vorzufinden sind jedoch auch Regelungen in Gesellschaftsverträgen, die die Kostentragung weg von den Gesellschaftern, hin zur GmbH verschieben: Dies ist jedoch aufgrund des Grundsatzes der Kapitalaufbringung und Erhaltung, § 30 GmbH Gesetz, nicht uneingeschränkt möglich. Dieser Grundsatz legt nämlich fest, dass das Stammkapital einer GmbH primär der Befriedung von Gläubigern dient, falls die GmbH in Schieflage geraten sollte.

Eine „Zweckentfremdung“ des Stammkapitals dergestalt, dass dieses für die Kosten der Gründung verwendet wird, ist daher nur in engen Grenzen möglich. Die Rechtsprechung gewährt hierbei eine Übernahme der Kosten von bis zu 10 % des Stammkapitals, sofern das Stammkapital 25.000 Euro beträgt, also maximal 2.500 Euro.

Fazit: GmbH gründen Kosten

Existenzgründer sollten sich schon vor der Gründung über die anfallenden Kosten bewusst werden und diese fest einplanen. Auch die laufenden Kosten sind dabei nicht zu vernachlässigen. Gerade für Gründer, die zunächst nebenberuflich gründen möchten, kann daher die Gründung eines Einzelunternehmens aus Kostengesichtspunkten zweckmäßiger sein.