GmbH gründen: Die Checkliste zur erfolgreichen Gründung

GmbH gründen
Schritt für Schritt zur erfolgreichen Gründung

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist die in Deutschland häufigste Gesellschaftsform und bietet viele Vorteile für Unternehmer. Welche Schritte bei der Gründung der GmbH zu beachten sind und welche Vorteile eine GmbH bringt, wird in diesen Beitrag anhand unserer Checkliste verständlich und einfach dargestellt.

 

Schritt 1 – GmbH gründen: Die richtige Planung

Bevor die Gesellschaft mit beschränkter Haftung gegründet wird, sollte sich das Gründerteam, welches auch nur aus einer einzigen Person bestehen kann, über folgende Punkte einigen bzw. klar werden:

  • Wer sollen die Gesellschafter der GmbH werden?
  • Welchen Unternehmensgegenstand soll die GmbH haben/Welche Geschäftsidee soll verfolgt werden?
  • Wer soll Geschäftsführer der GmbH werden und damit die GmbH nach außen vertreten? Soll es ggf. mehrere Geschäftsführer geben?

In diesem Zeitpunkt müssen diese Überlegungen noch nicht finalisiert bzw. “in Stein gemeißelt” sein, eine grobe Vorstellung zu jedem dieser Punkte reicht völlig aus. Spätestens dann, wenn man an Schritt 4 angelangt ist, sollten diese Punkte aber endgültig geklärt sein.

 

Schritt 2 – GmbH gründen: Unternehmensnamen festlegen

Sobald die unter Schritt 1 genannten Überlegungen abgeschlossen sind, gilt es, einen geeigneten Namen für die GmbH festzulegen. Dabei sollte darauf geachtet werden, einen Firmennamen zu wählen, der noch nirgendwo im zentralen Unternehmensregister geführt ist. Hierfür bietet es sich an, das Internet und Branchen-Adressbücher zu überprüfen. Dadurch entgeht man auch der Gefahr, direkt zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit durch den neu gewählten Unternehmensnamen bestehende Marken- oder Namensrechte zu verletzen, was gegebenenfalls ein teures Gerichtsverfahren verursacht. Auch sollte man aus unternehmerischen Gesichtspunkten einen Namen wählen, der potentielle Kunden vielleicht schon auf den Unternehmensgegenstand hinweist, jedenfalls aber kein falsches Bild von der Tätigkeit vermittelt: Möchte beispielsweise der Gründer Ralf Bäcker zum Zwecke der Unternehmensberatung eine GmbH gründen, wäre “Bäcker Unternehmensberatung GmbH” sicherlich eine bessere Wahl als “R. Bäcker GmbH”. Der Unternehmensname sollte leicht zu merken und verständlich sein sowie wenn möglich keine negativen Bedeutungen auf anderen Sprachen haben. Ideal wäre natürlich, wenn der Unternehmensname zu einer noch freien Domain für die Website der GmbH passt. Ist dies der Fall, sollte daran gedacht werden, die Domain frühzeitig zu registrieren.

Um zu verhindern, dass es aufgrund fehlerhafter Unternehmensnahmen zu Verzögerungen im Gründungsprozess kommt, beispielsweise weil es schon eine gleichlautende Firma gibt, kann der gewünschte Name vorab von der IHK geprüft werden. 

 

Schritt 3 – GmbH gründen: Genehmigungspflicht überprüfen

Nach deutschem Recht sind einige wenige Unternehmungen genehmigungspflichtig. Welche Unternehmensgegenstände dies betrifft, ergibt sich aus der Gewerbeordnung (GewO), kann aber auch – je nach Unternehmensgegenstand – bei der IHK, dem Bauamt oder dem Gesundheitsamt abgefragt werden. Eine solche Pflicht besteht immer dann, wenn der Staat der Auffassung ist, dass für den konkreten Unternehmensgegenstand besondere Kenntnisse/Qualifikationen erforderlich sind. (Nicht abschließende!) Beispiele für genehmigungspflichtige Tätigkeiten sind:

  • Betrieb einer Spielhalle
  • Betrieb eines Altersheims
  • Betrieb einer Fahrschule
  • Versicherungsvermittler und -berater
  • Betreiben eines Sicherheitsdienstes
  • Anlageberater
  • Bauträger
  • Tätigkeiten im Reisegewerbe
  • Zucht, Haltung und Handeln mit Tieren
  • Personenbeförderung
  • Arzneimittelherstellung

Sollte die Gesellschaft mit beschränkter Haftung eine genehmigungspflichtige Tätigkeit ausüben, muss eine Genehmigung bei der zuständigen Behörde, bspw. dem Gewerbeamt, eingeholt werden.

 

Schritt 4 – GmbH gründen: Gesellschaftsvertrag aufsetzen

1.Inhalt des Gesellschaftsvertrages

Die unter Schritt 1 getroffenen Vorüberlegungen müssen nun endgültig verschriftlicht werden. Dies geschieht im sogenannten Gesellschaftsvertrag (auch Satzung genannt), der die Grundlage und gewissermaßen das “Herzstück” der Gesellschaft bildet. In ihm werden die wichtigsten Rechte und Pflichten der Personen, die an der GmbH beteiligt sein sollen, festgehalten. Folgende Punkte muss der Gesellschaftsvertrag gemäß § 3 GmbHG stets enthalten:

  • Firma (das meint den Unternehmensnamen) und Sitz der GmbH
  • Gegenstand des Unternehmens
  • Betrag des Stammkapitals
  • Die Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile der Gesellschafter

Neben diesen Pflichtangaben können selbstverständlich weitere Rechte und Pflichten der Gesellschafter im Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden. Insbesondere bei Mehrpersonengesellschaften, das heißt wenn mehrere Personen Gesellschafter der GmbH werden sollen, kann nur so auf die einzelnen Interessen und Bedürfnisse der Gesellschafter Rücksicht genommen werden. Falls dies nicht erwünscht oder notwendig ist, insbesondere bei einer Ein-Personen-GmbH, bietet sich die GmbH-Gründung im sog. “vereinfachten Verfahren” an.

2.Was ist das vereinfachte Verfahren und welche Vorteile bietet es?

2008 führte der Gesetzgeber die Möglichkeit ein, eine GmbH in einem besonders schnellen Verfahren zu gründen, das auch “vereinfachtes Verfahren” genannt wird. Unter bestimmten Voraussetzungen reicht das Ausfüllen eines Musterprotokolls aus, um eine GmbH wirksam zu gründen. Die normalerweise vorzuweisenden Unterlagen (Gründungsurkunde, Gesellschafterliste, Satzung) die notariell beurkundet werden müssen (siehe hierzu Schritt 5), fasst das Musterprotokoll in einem Dokument zusammen und vereinfacht damit den Gründungsprozess, was sich auch positiv auf die Notarkosten auswirkt. Einziger Nachteil des vereinfachten Verfahrens ist, dass von den Vorgaben des Musterprotokolls nicht abgewichen werden kann, abweichende oder darüberhinausgehende Regelungen können also nicht vereinbart werden.

Das vereinfachte Verfahren ist dann möglich, wenn alle folgenden Voraussetzungen vorliegen:

  • die GmbH besteht aus höchstens 3 Gesellschaftern und hat einen Geschäftsführer
  • Es sollen keine vom Gesetz abweichenden Bestimmungen getroffen werden (bspw. eine abweichende Gewinnverteilung zwischen den Gesellschaftern)
  • Die Einlage wird in Form einer Geld- und nicht in Form einer Sachleistung erbracht
 

Schritt 5 – GmbH gründen: Notarielle Beurkundung

Ist der Gesellschaftsvertrag aufgesetzt, muss dieser vom Notar notariell beurkundet werden. Beim Notartermin wird der Gesellschaftsvertrag den Gründergesellschaftern vorgelesen, anschließend muss der Gesellschaftsvertrag von allen unterschrieben werden. Sollten Gründungsgesellschafter nicht an dem Notartermin teilnehmen können, beispielsweise aus zeitlichen Gründen, können sie sich von anderen Personen vertreten lassen; dabei ist jedoch zu beachten, dass Vollmacht, mit der sich der Vertreter für den abwesenden Gesellschafter legitimiert, selbst notariell beurkundet worden sein muss (§ 2 Abs. 2 GmbHG). Die Notarkosten liegen – je nach Umfang des Vertragsdokuments – zwischen 800 und 1.100 Euro.

Tipp: Kümmern Sie sich frühzeitig um einen Notartermin. Je nach Bezirk sind Termine schon mit einer längeren Vorlaufzeit vergeben, sodass lange Wartezeiten bestehen.

 

Schritt 6 – GmbH gründen: Geschäftskonto eröffnen

Als Gründer einer GmbH sind Sie verpflichtet, ein Bankkonto, dass ausschließlich für die geschäftlichen Zwecke der GmbH verwendet wird, zu eröffnen. Je nach Größe bzw. Komplexität des Unternehmens kann es sich sogar anbieten, mehrere Geschäftskonten zu eröffnen, um einen besseren Überblick über die verschiedenen Zahlungsaus- und Eingänge zu behalten. Zu dem Banktermin muss in jedem Fall der Geschäftsführer anwesend sein. Je nach Bank kann sogar gefordert werden, dass sämtliche Gesellschafter beim Banktermin anwesend sind. Diese müssen dann ihre Stammeinlage auf das Geschäftskonto einzahlen, wobei insgesamt mindestens 25.000 Euro (voller Betrag) oder mindestens die Hälfte (12.500 Euro) erreicht werden müssen. Um mehr über die Höhe des Stammkapitals zu erfahren, können Sie sich unseren Beitrag zum Thema GmbH Stammkapital durchlesen. Diese Einzahlung muss dann von der Bank bescheinigt werden, da nur mit diesem Dokument eine Eintragung im Handelsregister erfolgen kann.

 

Schritt 7 – GmbH gründen: Eintragung ins Handelsregister

Unmittelbar nach der notariellen Beurkundung und der Einzahlung der Einlagen bereitet der Notar die Anmeldung der GmbH im Handelsregister vor. Dies ist für jede Gründung einer GmbH verpflichtend. Die Prüfung der eingereichten Dokumente und Eintragung der GmbH kann dabei beim Handelsregister einige Tage bis hin zu einigen Wochen dauern. Anschließend erhält die Gesellschaft eine Rechnung über die Kosten der Eintragung, die sich in der Regel auf 150 – 300 Euro beläuft. Wenn dieser Betrag beglichen ist, wird der Registereintrag veröffentlicht.

Achtung: In der Phase, in der die notarielle Beurkundung schon erfolgte, die Eintragung ins Handelsregister jedoch noch nicht, wird die GmbH als sogenannte “Vor-GmbH”(GmbH in Gründung) bezeichnet. In dieser Phase greift die Haftungsbeschränkung der GmbH auf das Gesellschaftsvermögen noch nicht! Die Gründer haften persönlich und unbeschränkt. In diesem Zeitraum der Gründung ist also besondere Vorsicht geboten. Ab dem Zeitpunkt der Eintragung im Handelsregister greift die Haftungsbeschränkung.

 

Schritt 8 – GmbH gründen: Gewerbeanmeldung

Nach der Eintragung ins Handelsregister muss zwingend noch die Gewerbeanmeldung erfolgen. Hierfür muss beim zuständigen Gewerbeamt ein entsprechender Antrag gestellt werden, für den es Formulare gibt. Mit der Gewerbeanmeldung beginnt automatisch und abhängig von der jeweiligen Tätigkeit die Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer.

 

Schritt 9 – GmbH gründen: Steuerliche Erfassung

Nach der Eintragung ins Handelsregister muss die GmbH noch dem Finanzamt zwecks steuerlicher Erfassung gemeldet werden. Das Finanzamt meldet sich in der Regel automatisch bei Ihnen, sobald das Gewerbe angemeldet wurde. Dies dauert regelmäßig 1 – 2 Wochen. Anschließend müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und dem zuständigen Finanzamt zurücksenden.

 

Häufig gestellte Fragen zur GmbH Gründung

Wann ist es sinnvoll eine GmbH zu gründen?

Nicht ohne Grund ist die GmbH die in Deutschland mit Abstand verbreitetste Form der Kapitalgesellschaft. Sie bietet unter anderem folgende Vorteile:

  • Haftungsbeschränkung: Durch die Gründung einer GmbH können die Gründer ihre Haftung auf das Stammkapital der GmbH begrenzen, sie müssen nicht mit ihrem privaten Vermögen für die Schulden ihrer Gesellschaft einstehen
  • Fremdgeschäftsführer: Die GmbH ermöglicht es den Gesellschaftern, einen Fremdgeschäftsführer zu bestimmen. Somit sind die Gesellschafter nicht verpflichtet, die Geschäfte ihrer GmbH stets selbst zu führen. Falls sie sich beispielsweise von dem operativen Geschäft zurückziehen möchten oder die GmbH so stark gewachsen ist, dass die Gesellschafter sich die Führung nicht mehr zutrauen, bietet es sich an, eine Dritte Person für die Geschäftsführung der GmbH zu bestellen.
  • steuerliche Vorteile: Die GmbH unterliegt als Kapitalgesellschaft der Körperschaftssteuer, deren Steuersatz bei 15 % liegt.
  • Auftreten nach außen: Die Rechtsform der GmbH signalisiert Geschäftspartnern eine gewisse Zuverlässigkeit und Sicherheit, da diese sich auf eine gewisse Kapitalmenge innerhalb der GmbH verlassen können und dies für eine hohe Bonität der GmbH spricht. Außerdem müssen Jahresabschlüsse der GmbH im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Hierdurch können sich potentielle Geschäftspartner vor dem Vertragsschluss schon einen Eindruck von Ihrer GmbH machen, was die Entscheidung, mit Ihrer GmbH zusammen zu arbeiten, vereinfachen könnte.
  • Zeitaufwand: Zu den bereits genannten “geldbezogenen” Vorteilen kommt noch ein praktischer Vorteil hinzu; die GmbH Gründung dauert nämlich regelmäßig nicht länger als 1- 3 Wochen, wenn sie gut durchgeplant ist.
 

Wer kann ein GmbH gründen?

Eine GmbH kann sowohl von natürlichen Personen als auch juristischen Personen (also anderen Unternehmen) gegründet werden. Sofern Minderjährige eine GmbH gründen möchten, benötigen sie eine entsprechende Ermächtigung von ihren gesetzlichen Vertretern, die anschließend vom Familiengericht genehmigt werden muss. Vorkenntnisse oder besondere Expertise auf dem Gebiet, auf dem die GmbH tätig werden möchte, ist grundsätzlich nicht erforderlich.

 

Was kostet es eine GmbH zu gründen?

Die GmbH Gründung ist mit verschiedenen Kosten verbunden, die für sich betrachtet relativ gering sind: Zu nennen sind hier Kosten für Kopien, Ausdrücke oder Gebühren für Ämter. In Summe kann jedoch allein für die Gründung schon ein hoher dreistelliger oder niedriger vierstelliger Betrag anfallen. Die Kosten sind außerdem nicht für jede GmbH Gründung identisch, sondern von vielen Faktoren abhängig, die Sie als Gründer sogar beeinflussen können. Die Gründung Ein-Mann-GmbH ist beispielsweise günstiger als die Mehrpersonen-GmbH. Ist statt einer Bareinlage eine Sacheinlage vereinbart, steigen die Kosten. Ein großer Kostenvorteil kann durch die Gründung mittels vereinfachtem Verfahren erlangt werden. Hierdurch können häufig 300-400 Euro gespart werden.

Zu diesen Kosten kommen noch die mindestens 12.500 Euro Stammeinlage hinzu (Schritt 6).

 

Wie teuer ist eine GmbH im Jahr?

Auch die Frage der laufenden Kosten lässt sich nicht pauschal beantworten und ist beispielsweise abhängig vom Umsatz, Buchhaltungsaufwand und Steuerberatungskosten. In jedem Fall werden diese Kosten aber hohe dreistellige bis vierstellige Beträge erreichen.

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